Регламентація посадових обов’язків секретаря-референта

Для належного виконання своїх функцій секретар-референт, крім того щоб мати певні професійні й особистісні якості, повинен бути наділений відповідними правами й обов’язками, тобто мати відповідні повноваження.

Оскільки секретар-референт є провідним спеціалістом служби документаційного забезпечення управління організації (ДЗУ), його посадові обов’язки, права й відповідальність, як і служби загалом, випливають із положень нормативно-методичної бази діловодства – сукупності законів, нормативних правових актів і методичних документів, що регламентують технологію створювання, обробляння, зберігання й використання документів у поточній діяльності організації, а також документів, що регламентують роботу служби ДЗУ загалом, тобто її структуру, функції, штати, технічне забезпечення тощо. Такими нормативно-методичними документами, зокрема, є Державна система документаційного забезпечення управління, галузеві типові інструкції й інші нормативно-методичні матеріали у сфері інформаційного й документаційного забезпечення управління, Довідник кваліфікаційних характеристик професій працівників, Положення про структурний підрозділ організації, посадові інструкції, трудовий договір (контракт).

Документом, що регламентує кваліфікаційні вимоги до референтів, є Довідниккваліфікаційних характеристик професій працівників (ДКХПП), затверджений наказом Міністерства праці та соціальної політики України від 29 грудня 2004 року № 336.

Довідник кваліфікаційних характеристик професій працівників – систематизований за видами економічної діяльності збірник описів професій, які наведено у Класифікаторі професій. Найменування посад службовців, кваліфікаційні характеристики яких включено в Довідник, установлені відповідно до Класифікатора професій ДК 003–95, затвердженого наказом Державного комітету України зі стандартизації, метрології та сертифікації від 27 липня 1995 р. за № 257, зі змінами та доповненнями.

Довідник є нормативним документом, обов’язковим з питань управління персоналом на підприємствах, в установах і організаціях усіх форм власності та видів економічної діяльності. Він визначає перелік основних робіт, які властиві тій або іншій посаді, забезпечує єдність у визначенні кваліфікаційних вимог щодо певних посад, раціональний поділ праці, створює дієвий механізм розмежування функцій, повноважень і відповідальності, чітку регламентацію трудової діяльності працівників у сучасних умовах розвитку ринкових відносин.

Довідник складається з випусків і розділів випусків, які згруповано за основними видами економічної діяльності, виробництва та робіт. Кожен випуск або розділ випуску складається із „Вступу” та „Кваліфікаційних характеристик”, поданих в абетковій послідовності з порядковими номерами.

Кваліфікаційна характеристика професії працівника є нормативним документом, що регламентує зміст виконуваних працівником функцій. Кваліфікаційна характеристика кожної посади має такі розділи: „Завдання та обов’язки”, „Повинен знати”, „Кваліфікаційні вимоги”. За необхідності може бути додатковий розділ „Спеціалізація”.

У розділі „Завдання та обов’язки” наведено типові професійні завдання, обов’язки та повноваження для певної посади, посилання на галузь необхідних знань.

У розділі „Повинен знати” наведено основні вимоги до спеціальних знань, необхідних для виконання відповідних типових завдань та обов’язків, а також знань законодавчих актів, положень, інструкцій та інших нормативних документів, методів і засобів, які працівник повинен вміти застосовувати під час виконання своїх професійних обов’язків.

У розділі „Кваліфікаційні вимоги” визначено відповідно до певної посади вимоги до освітнього та освітньо-кваліфікаційного рівня, вимоги до післядипломної освіти і мінімальні вимоги до стажу роботи.

Розділ „Спеціалізація” подає дані про похідні назви посад, характеристики робіт, галузеву віднесеність тощо, які вказують на особливості застосування посади.

У Довіднику кваліфікаційні характеристики професій згруповано відповідно до прийнятої класифікації службовців на такі категорії: керівники, професіонали, фахівці та технічні службовці. Віднесення службовців до категорій здійснюється залежно від характеру переважно виконуваних робіт, що становлять зміст праці працівника: організаційно-адміністративні; аналітико-конструктивні; інформаційно-технічні.

Для професійної групи „Керівники” вимоги визначено залежно від рівня та функцій управління і керівництва, які відрізняються за своєю складністю та відповідальністю: керівники первинних структурних підрозділів, керівники структурних підрозділів вищого рівня, керівники підприємств, установ, організацій.

Для професійної групи „Професіонали” визначено вимоги повної вищої освіти з освітньо-кваліфікаційним рівнем – магістр, спеціаліст та чотирирівневе кваліфікаційне категоріювання. Для професіоналів, зайнятих на складних і відповідальних роботах (інженер-конструктор, інженер-електронік тощо), запроваджено п’ятирівневе кваліфікаційне категоріювання.

Для професійної групи „Фахівці” визначено вимоги базової або неповної вищої освіти з освітньо-кваліфікаційним рівнем – бакалавр, молодший спеціаліст та трирівневе кваліфікаційне категоріювання. В окремих випадках визначаються вимоги повної вищої освіти з освітньо-кваліфікаційним рівнем – спеціаліст.

Для професійної групи „Технічні службовці” визначено вимоги професійно-технічної освіти чи повної загальної середньої освіти та професійної підготовки на виробництві, у сфері послуг.

Зокрема, серед професіоналів подано такі професії, як документознавець, перекладач; серед фахівців – інспектор з кадрів, референт з основної діяльності; серед технічних службовців – адміністратор, архіваріус, асистент референта, діловод, друкарка, оператор комп’ютерного набору, секретар керівника, секретар незрячого фахівця, секретар-друкарка, секретар-стенографістка, стенографістка.

Довідник подає такі вимоги до кваліфікації секретарів різних категорій.