Универсальные программные продукты
Тема 2. Информационные технологии
Лекция 3. Информационные технологии для повседневной деятельности менеджеров («Портфель специалиста»)
Управленческий труд связан с большой неопределенностью и необходимостью на основе разрозненной информации принимать правильные с точки зрения бизнеса решения.
Современные информационные технологии активно стремятся не только автоматизировать и упростить труд менеджера для решения разных задач, но и максимально расширить возможности системы для более полного удовлетворения различных специфических потребностей менеджера.
Весь спектр информационных технологий, используемых менеджерами можно условно разделить на четыре группы:
1) Универсальные программные продукты;
2) Системы управления проектами;
3) Системы оргмоделирования;
4) Системы управления предприятием (корпоративные информационные системы).
Универсальные программные продукты неспецифичны и используются в оперативной деятельности для расчетов, обработки документов, обеспечение связи и пр.
Поскольку вся работ менеджера, в конечном счете, может быть представлена как процесс реализации определенных проектов, то системы комплексного управления проектами являются очень актуальными, особенно в инновационной деятельности.
При создании бизнеса любой предприниматель приходит к необходимости спроектировать оптимальную деятельность организации и рассчитать потребность в различных ресурсах. Для действующего бизнеса так же важны работы по пересмотру и оптимизации процессов, поскольку с изменением условий внешней среды организационный механизм так же должен видоизменятся, обеспечивая максимальную внутреннюю согласованность и эффективность. Для этого существует широкий спектр систем для моделирования бизнеса и оргинжиниринга.
Для управления процессами предприятия через получение согласованной информации от всех подсистем, планирования и анализа деятельности предприятия разработаны специальные системы корпоративного управления, которые уже не являются непосредственно инструментом одного человека, но позволяют качественно повысить уровень управленческого труда в организации.
Данная тема посвящена изучению всех упомянутых групп информационных технологий с обзором наиболее популярных в России продуктов и более подробным изучением на практике одного их каждой группы.
Универсальные программные комплексы предназначены для решения общих задач и являются рабочими инструментами любого специалиста, поэтому часто их так же называют инструментальными.
К универсальным (инструментальным) программным комплексам можно отнести:
1) офисный пакет (Рис. 2.5):
· редактор текста (текстовый процессор);
· программы работы с электронными таблицами ;
· графические процессоры;
· программы подготовки и проведения презентаций
· программы работы с базами данных,
2) коммуникационные программы:
· программы работы с электронной почтой, рассылки факсов,
· программы доступа в Интернет;
3) справочные системы;
4) технологии структуризации мышления.
Уровень автоматизации при использовании этих программ определяется, прежде всего, заложенными в эти программы возможностями, к которым относят возможность использования шаблонов и наличие встроенного языка программирования.
Рис. 2.1 Стандартный набор менеджера
Рассмотрим инструментальные программные продукты, которые обычно включены в состав автоматизированного рабочего места руководителя и задачи которые они позволяют решать.
Таблица 2.1- Портфель специалиста
Компонент | Решаемые задачи |
Microsoft Word | Подготовка документов: регламенты, бизнес – планы, отчеты и пр. |
Microsoft Excel | Расчеты бизнес-планов, распределение ресурсов, оптимизация производственного плана |
Microsoft PowerPoint | Подготовка и проведение презентаций по проектам и текущей деятельности отчетов. |
Microsoft VIisio | Построение бизнес-диаграмм: структуры процессов, оргструктуры, планировки помещений и пр. |
Microsoft Access | Ведение баз данных по продуктам, клиентам, партнерам и пр., доступ к корпоративной базе данных. |
Microsoft Outlook | Органайзер для управления временем, получение. хранение и отправка электронной почты, электронные рассылки |
Microsoft Internet Explorer | Доступ к информационным ресурсам Internet, корпоративным базам данных, реализованным на основе WEB технологий, доступ к серверу проекта. |
КонсультантПлюс | Доступ к актуальным правовым документам, обеспечивает юридическую поддержку бизнеса |
Ниже представлены основные характеристики рассматриваемых инструментальных программных средств.