Тема: Особенности оформления текста документа
Текст - главный реквизит документа
Текст документа отражает основное смысловое содержание документа — управленческое действие, решение. Текст документа составляют на русском или национальном языке субъекта Российской Федерации (далее по тексту — национальном) в соответствии с законодательством Российской Федерации и субъектов Российской Федерации о государственных языках.
Тексты документов, направляемых в федеральные органы государственной власти, органы государственной власти субъектов Российской Федерации, на предприятия, в организации и их объединения, не находящиеся в ведении данного субъекта Российской Федерации или расположенные на территории других субъектов Российской Федерации, составляются на государственном (русском) языке. Тексты документов, направляемых зарубежным партнерам, могут составляться на языке страны адресата, на государственном (русском) или английском языке.
В практике документирования сложились общие требования, предъявляемые к текстам документов.
Документ призван побудить к какому-либо действию, убедить.
Это достигается аргументированностью и логичностью приводимых фактов и доводов. Формулировки служебного документа должны быть безупречны в юридическом отношении.
Важнейшими являются требования достоверности и объективности информации, фиксируемой в документе, максимальной краткости документа при полноте информации, точности, исключающей возможность двоякого понимания текста.
Под достоверностью информации понимается отражение фактического состояния дела, непредвзятое описание и оценка событий.
Полнота информации предполагает, что в документе изложена вся информация, необходимая для решения вопроса, поставленного в документе. Именно неполнота информации чаше всего заставляет запрашивать недостающие сведения, порождает переписку и задерживает решение вопроса.
Краткость достигается прежде всего отбором необходимой и достаточной информации, исключением повторений и излишних подробностей. Второстепенные факты, не влияющие на решение вопроса, лучше отбросить. Каждое слово в тексте документа должно нести смысловую нагрузку.
Точность, правильность понимания информации, изложенной в документе, предопределяются краткостью и ясностью изложения. Четкость изложения обеспечивает однозначность понимания документа, адекватность восприятия текста автором и адресатом, что является одним из основных условий управленческой деятельности.
Достичь ясности в изложении помогают тщательный подбор слов, правильная композиционная структура текста, продуманность формулировок и прямой порядок слов в предложении, когда сказуемое следует за подлежащим, определение стоит перед определяемым словом. Например:
Действие гарантии прекращается после полного погашения ссуды.
В тех случаях, когда смысловая нагрузка падает на действие, используется обратный порядок слов. Например:
Повысить дисциплину помог переход на хозяйственный расчет.
Если поводом для создания какого-либо документа послужил другой документ или доказательством служат сведения из другого документа, в тексте приводятся полные его данные, т.е. указываются вид документа, наименование организации-автора, дата документа, регистрационный номер документа и заголовок к тексту. Например:
В соответствии с приказом Федеральной архивной службы России от 11.12.1997 № 401 «Об организации учета особо ценных документов ...»
или
В соответствии с распоряжением Правительства Российской Федерации от 15.06.1995 № 1474-РП «О мерах по стимулированию жилищного строительства»...
Документы должны быть написаны официально-деловым стилем, который обладает совокупностью признаков, характеризующих его с точки зрения отбора лексических средств языка, построения словосочетаний, предложений и текстов в целом.
К особенностям официально-делового стиля относятся:
нейтральный тон изложения;
точность и ясность изложения;
лаконичность и краткость текста;
широкое применение устойчивых (шаблонных, стандартизованных) языковых оборотов, например:
Установлено, что в период с ... по …
В соответствии с ...
В целях ...
Направляем (представляем, высылаем) Вам ...
Считаем целесообразным....
Это вызвано повторяемостью управленческих ситуаций и сравнительной ограниченностью деловой речи.
В официальных документах используется отраслевая или корпоративная терминология, отражающая содержание той предметной области, которой посвящен документ, и специальные слова и выражения, сложившиеся в сфере управления и определенные законодательством.
Допускается употреблять так называемые универсальные слова (слова со стертым, неопределенным значением) и использовать их вместо точных смысловых определений в различных контекстах. Например:
До настоящего времени слабо ведутся подготовительные работы по реконструкции здания или Протокол не отражает намерения договаривающихся сторон.
В официальных документах используются простые распространенные предложения, односоставные или двусоставные, с обособленными оборотами. Например:
В связи с крайне низкой эффективностью использования...,
а также в связи с недостаточной загруженностью ...
просим Вас решить вопрос о....
В служебных документах неуместно употреблять выражения типа «Будьте так любезны» или «Не откажите в любезности сообщить».
В деловой переписке используются местоимения «мы» и «Вы» вместо «я» и «он». Страдательные конструкции предпочтительнее действительных. Например:
не «мы выполним», а «нами будет выполнено»;
не «Вы предлагаете», а «Вами предложено»