Стандартизация процессного описания

Процессы организации можно разделить на 2 группы:

1. основные процессы;

2. вспомогательные процессы.

Основные процессы лежат на пути следования продукции. Сначала в виде маркетинговой информации, проекта, затем в виде материального объекта (детали, товара, программного продукта, услуги и т. д.).
Кроме основных процессов в организации существуют еще ивспомогательные процессы. Эти процессы напрямую не контактируют с продукцией и предназначены для обеспечения нормального функционирования основных процессов. К таким процессам относятся:

· процесс подготовки, обучения и аттестации персонала;

процесс управления документацией (данный процесс устанавливает порядок разработки, утверждения и ведения документации, регламентирующей деятельность организации и ее отдельных подразделений, который обеспечивает эффективную работу всех процессов);

· процесс/процессы обеспечения.

Итак, бизнес-процессы существуют внутри каждой организации, вне зависимости от того, какой продукт или услугу она производит. Однако, в большинстве организаций, внутреннее состояние можно охарактеризовать следующим образом:

бизнес-процессы либо очень фрагментированы, либо границы процессов определены не корректно;

бизнес-процессы не формализованы и не описаны, то есть не имеют установленного способа выполнения действий (процедуры);

не всегда понятно, кто же отвечает за результат процесса (бизнес-процессы не имеют своего владельца (хозяина), либо владелец (хозяин) не имеет полномочий для проведения корректирующих и предупреждающих действий или очень опосредованно влияет на выделение ресурсов, в том числе и финансовых);

недостаточность или переизбыток точек контроля (или согласования) внутри бизнес-процесса, что, при отсутствии контроля приводит к хаосу и неуправляемости, а, при их избытке, к бюрократизации системы;

информационное обеспечение бизнес-процессов неэффективно (нарушены целостность, полнота, своевременность поступления информации).

В то же самое время, к процессному управлению чаще всего обращаются руководители организаций, которые имеют потенциал для роста и развития, но этот потенциал близок к истощению. И это вполне понятно: процессный подход рассматривается как одно из возможных средств улучшения деятельности организации.

Поэтапно действия при внедрении процессного подхода в организации, должны выглядеть следующим образом:

Определение сети процессов организации и её отражение в карте бизнес-процессов в соответствии с классификацией.

Ранжирование процессов (по значимости для организации) для формирования плана описания процессов организации.

Документирование процедуры процесса, то есть, регламентация его работы. Для этого необходимо будет учесть все входы и выходы процесса, документы, регламентирующие работу бизнес-процесс, механизмы процесса (персонал, программное обеспечение и оборудование, используемое в рамках процесса), ресурсы, потребляемые процессом, определить должностное лицо, ответственное внутри организации за работу процесса, систему показателей по процессу.

Разработка модели бизнес-процесса.

Определение показателей эффективности и результативности.

Далее утверждение технологий и показателей руководителем организации.

В результате выполненной работы, организация получает документацию по процессам в формате «как есть». Как правило, при моделировании и описании процессов выявляется фрагментарность и «узкие» места в технологии, отсутствие или дублирование отдельных видов работ внутри организации. При глубоком анализе полученной информации выявляются и несоответствия и «белые пятна» в карте процессов организации.

Процессный подход. Принципы стандартизации деятельности. Описание бизнес-процессов

Программа семинара:

1. Принципы стандартизации

Совершенствование деятельности при помощи стандартизации

o подход к прогрессу;

o инновации и постоянное совершенствование;

Разработка стандартов, их поддержание и совершенствование

o PDCA применение и развитие;

o SDCA и его взаимосвзять с PDCA.

Стандартизация деятельности и результатов

2. Реализация процессного подхода в организации

Процессный подход. Совершенствование процессов

Способы описания процессов

Цели и показатели процесса

Пример описания процессов и создание системы процессов организации

Форма сбора данных описания процессов (задание уполномоченным)