Учетные регистры (не путайте с первичными документами) - это специальные формы, приспособленные для регистрации и группировки в них сведений о хозяйственных операиях.

Учетные регистры представляют собой носители данных определенной формы, построечные в соответствии с экономической группировкой информации об активах, капитале и обязательствах экономического субъекта. Внешний вид и материальная основа учетных регистров весьма разнообразны: книги, журналы, карточки, свободные листы, машинограммы, видеограммы, магнитные ленты, магнитные диски и дискеты, оперативная память ЭВМ и т. п.

Основанием для записи в учетные регистры являются первичные документы. Запись ведется по назначению регистров в хронологическом порядке, начиная с 1-го числа до окончания месяца. Переписываются все реквизиты первичных документов. В конце месяца производится подсчет по строкам и графам, а также проверка данных. В случае обнаружения ошибок производятся исправления методами красного сторно (для аналитического учета) или обратной записью (для синтетического учета).

Классификация учетных регистров:

• По видам бухгалтерских записей регистры делят на:

1) хронологические — данные первичных документов регистрируют в порядке их поступления в бухгалтерию без разноски по счетам (кассовая книга, регистрационный журнал);

2) систематические — производится группировка хозяйственных операций по однородным признакам на счетах синтетического и аналитического учета (регистры учета затрат по объектам калькуляции, Главная книга);

— комбинированные — сочетают хронологические и систематические записи (книга Журнал-Главная, журналы-ордера и ведомости),

• По объему и содержанию регистры делятся на:

1) регистры синтетического учета — операции отражаются только в денежном измерении в обобщенном виде (оборотная ведомость);

2) регистры аполитического учета — операции отражаются подробно, в том числе и в натуральном измерении.

• По форме построения регистры бывают:

1) односторонние — все записи производятся на одной стороне листа (различные карточки для учета расчетов, материальных ценностей);

2) двусторонние — счет открывается на двух развернутых страницах книги (по дебету па левой странице, по кредиту — на правой);

3) шахматные — по строкам расписываются счета по дебету, по столбцам — по кредиту;

4) линейные — каждый аналитический счет отражается только на одной строке, что позволяет разделить синтетический счет на ряд аналитических счетов.

По внешнему виду регистры делятся на:

1) бухгалтерские книги — скрепленные и сшитые в брошюру пронумерованные листы (кассовая книга, Главная книга);

2) карточки — отдельные листы стандартного размера; совокупность карточек однородного назначения называется картотекой;

3) свободные листы — таблицы со специальным графлением для синтетического и аналитического учета (ведомости, журналы-ордера);

4) машинные носители, информации — машинограммы.

Все эти регистры имеют положительные стороны и недо­статки. Так, карточки и свободные листы легко подвергаются любой группировке, поэтому работу с ними можно разде­лить между несколькими работниками. Но, с другой сторо­ны, возможность свободного изъятия из картотеки, бланки и скоросшивателя любого листа или карточки может привести к их потере, замене одной карточки (свободного листа) на другую, изменению каких-либо записей в них.

В книгах, наоборот, обеспечена сохранность каждого лис­та, что в известной степени препятствует злоупотреблениям.

Регистры могут быть сформированы с помощью компью­терных бухгалтерских программ. Они хранятся в памяти ком­пьютера или на дискетах. Должна быть предусмотрена их рас­печатка, а также защита от несанкционированного исправ­ления.