Тема в. Організація роботи бухгалтерської служби

Пам'ятка розрахована на одну п'ятиденну. Невиконані завдання переносяться до наступної пам'ятки. Під час роботи вона має лежати на столі.

За кілька хвилин до закінчення робочого дня з п'ятиденки робиться виписка завдань на наступний день. Завдання, невиконані за день, переносяться або на наступний день або в наступну п'ятиденку, якщо строк виконання відстрочується. Досвід показує, що накопичення виписок, в яких виконання завдання перекреслюються, призводить до плутанини; при надлишку папірців самоконтроль ускладнюється і втрачає свою ефективність.

Особливої уваги потребує планування роботи головного бухгалтера, оскільки він як керівник бухгалтерської служби здійснює не лише облікові, а й управлінські функції.

В особистому плані роботи головний бухгалтер передбачає:

■=> перелік основних облікових робіт, безпосередній контроль за якими він здійснює;

О питання, які потребують вирішення;

=> посадових осіб, які відповідають за виконання тих чи інших завдань;

■=> строки виконання визначених завдань.

Якщо головний бухгалтер не організує власну роботу, то в колективі облікових працівників можуть створитися конфліктні ситуації, що призводить до неякісного вирішення завдань, підвищення психологічного напруження і зниження продуктивності праці.

Роботи, які виконує головний бухгалтер особисто, для проведення якісного планування, можна поділити на: 1) періодичні; 2) ті, що повторюються; 3) ті, які раптово виникають.

Періодичні роботи здійснюються щоденно, щотижня, щомісяця у визначеному ритмі. До таких видів робіт належать: робота з документами (перегляд листів, ознайомлення з інформацією); приймання працівників на роботу; проведення контролю за виконанням завдань підлеглими працівниками. Час для виконання періодичних робіт повинен чітко визначатися.

Роботи, які повторюються, - це службові відрядження, участь у конференціях, семінарах, нарадах, відвідування інших підприємств. Витрати часу на їх виконання також можна спланувати, однак з приблизною точністю.

8² 173

Організація бухгалтерського обліки

Роботи, які виникають раптово, у плані передбачити неможливо. Тому в плані слід передбачити резерв часу на їх виконання, а якщо його виявиться недостатньо, то потрібно зменшити витрати часу на заплановані роботи, перенести на інший час або доручити їх виконання одному з підлеглих працівників.

Після складання плану необхідною є наполегливість щодо його виконання, забезпечення контролю. Контроль виконання плану особистої роботи виконавцями повинен бути регулярним і послідовним, що дисциплінує працівників, сприяє ефективному використанню робочого часу та підвищує якість виконання облікових робіт. Контроль за виконанням плану слід організовувати не після закінчення роботи, а з моменту складання плану.

Робочі плани й графіки головного бухгалтера мають бути скоординовані з планами та графіками вищого керівництва та, в свою чергу, бути базою для розробки особистих планів його підлеглих.