Тема 4. Організація облікового процесу на підприємстві

Вибір форми ведення бухгалтерського обліку

Однією зі складових технічного напряму організації бухгалтерського обліку є вибір форми його ведення.

Відповідно до чинного законодавства підприємство самостійно визначає форму ведення бухгалтерського обліку, яка повинна передбачатися у Положенні про облікову політику.

Під формою ведення бухгалтерського обліку розуміють сукупність облікових регістрів, які використовуються у певній послідовності та взаємодії для ведення обліку.

Форми ведення бухгалтерського обліку розрізняються за наступними ознаками:

■=> кількістю облікових регістрів, які застосовуються, їх призначенням, змістом, формою і зовнішнім виглядом;

■=> послідовністю записів в облікових регістрах;

^ зв'язком регістрів хронологічного та систематичного, синтетичного й аналітичного обліку.

Сутність будь-якої з форм ведення бухгалтерського обліку полягає у тому, що інформаційні дані з первинних документів у процесі своєї обробки до формування бухгалтерської інформації у вигляді бухгалтерської звітності проходять через визначену кількість перетворень, кожне з яких відображається у відповідному носії. Це й визначає різноманітність облікових регістрів (середньовічне латинське registrum - список, перелік) — носіїв даних певної форми, побудованих відповідно до економічного групування інформації про активи, капітал і зобов'язання суб'єкта господарювання.

В облікових регістрах відбувається узагальнення інформаційних даних з первинних документів. Таким чином, регістри є засобом систематизації і накопичення облікових даних для відображення отриманих результатів в аналітичному обліку, на рахунках бухгалтерського обліку та складання бухгалтерської звітності.

Не слід плутати облікові регістри з первинними документами, оскільки в облікових регістрах відображаються інформаційні дані з первинних документів. Обліковими регістрами можуть бути книги, журнали, відомості, картки, окремі листи, машинограми та ін.

Розрізняють облікові регістри, передбачені відповідною формою ведення бухгалтерського обліку, та регістри довільної форми. Прикладами регламентованих регістрів є меморіальні ордери, журнали, Головна книга. До регістрів довільної форми відносяться групувальні та накопичувальні відомості, машинограми, регістри на безпаперовій основі. Регістри довільної форми набувають поширення в умовах комп'ютеризації бухгалтерського обліку.

За ступенем узагальнення інформаційних даних облікові регістри поділяються на аналітичні (картки, окремі листи, відомості) та синтетичні (журнали, Головна книга).

Залежно від побудови облікові регістри поділяються на хронологічні та систематичні. У хронологічних регістрах інформаційні дані про господарські операції відображаються у послідовності їх здійснення. У систематичних облікових регістрах господарські операції групуються за встановленими ознаками.

Облікові регістри складаються щомісяця і підписуються виконавцями та головним бухгалтером або особою, на яку покладено обов'язок ведення бухгалтерського обліку на підприємстві.

Відповідальність за правильність записів в облікових регістрах покладається на осіб, які їх склали та підписали.

Досвід практика

Для більшості облікових регістрів, особливо тих, які містять аналітичні дані,
необхідно забезпечити захист від несанкціонованого доступу. Особи, які мають доступ
до облікових регістрів, зобов'язані зберігати комерційну таємницю. Детальніше
порядок закріплення обов 'язків посадових осіб за нерозголошення комерційної таємниці
розглянуто в темі 11._______________________________________________________________

Будь-яка з форм ведення бухгалтерського обліку повинна відповідати ряду вимог:

■=> забезпечувати повноту та реальність відображення в облікових регістрах кругообороту засобів;

О бути економною, тобто витрати на ведення бухгалтерського обліку із застосуванням певної форми ведення обліку не повинні бути значними;

=> групування записів в облікових регістрах повинно забезпечувати одержання всіх показників, передбачених формами звітності, тобто уникнення здійснення додаткових вибірок або звертання безпосередньо до первинних документів;

■=> забезпечувати поєднання синтетичного та аналітичного обліку;