Проектирование кодов учетно-плановых номенклатур. Требования к построению кодов.
Проектирование кодов важнейшая составная часть информационного обеспечения информационной системы. Любой проект ИС предусматривает создание рабочих кодификаторов в разрезе номенклатур экономической информации.
Коды – это условные обозначения, обеспечивающие замену наименований единиц информации в форме тех или иных знаков, букв, цифр, импульсов, сигналов. Кодирование осуществляется при регистрации информации, передаче и её обработке.
Требования к построению кодов
1. Коды разрабатываются в разрезе отдельных номенклатур. Номенклатура – совокупность всех значений однотипных реквизитов и показателей.
2. Условные обозначения, в пределах номенклатуры должны быть одинаковой длины.
3. Коды должны легко запоминаться. Для этого необходимо применить наиболее рациональные метод и систему кодирования.
4. Коды должны иметь минимальное количество знаков в целях экономии труда работников экономических служб при работе с документами.
5. Коды должны содержать группировочные признаки данной номенклатуры для удобства выборки информации по запросам из базы данных.
6. Обеспечение единства кодов и возможности использования их для всех функций управления.
При разработке кодов применяются различные методы и системы кодирования информации.
Под системой кодирования понимается совокупность правил, определяющих порядок обозначения объектов классификации знаками, с помощью которых обеспечивается представление, передача, обработка и хранение информации.
С помощью систем кодирования устанавливается отношение между отдельными объектами или группами объектов с общими свойствами и создание упорядоченной структуры базы данных.
Системы кодирования различаются:
- по значности – однозначные и многозначные;
- по форме изображения – цифровые, алфавитные и алфавитно-цифровые;
- по системе обозначения позиций – порядковые, серийные, десятичные, смешанные, комбинированные;
- по методу кодирования - классификационные и регистрационные.
Классификация объектов кодирования преследует цели:
1. установить отношения между объектами или группами объектов с общими признаками;
2. упорядочить объекты внутри этих групп.
Под классификацией объектов для кодирования понимается систематизированный свод наименований отдельных учетно-плановых номенклатур и их кодовых обозначений.
Классификация объектов предшествует кодированию Т.е. сначала нужно правильно сгруппировать объекты кодирования, и только после этого – давать кодовые обозначения.
Классификатор может быть построен с применением иерархического и фасетного методов.
Для кодирования учетно-плановых номенклатур применяются следующие системы:
1. регистрационные – порядковая и серийная
2. классификационные – десятичная (позиционная), смешанная, комбинированная.
Построение любого кодового классификатора оформляется таблицей, в которой для каждого признака выделяется две графы: «Наименование признака» и «Кодовое обозначение». Если классификатор многопризначный, то есть построен по смешанной системе кодирования, то выделяется еще одна графа в конце таблицы с наименованием «Полный код».