Облік розрахунків з підзвітними особами

Підзвітна особа - це фізична особа, яка перебуває у трудових відносинах з підпри­ємством; засновник, власник або акціонер підприємства.

Основні операції підприємств, які можуть здійснюватися із залученням підзвітних осіб, - це купівля цінностей і їх оплата; отримання і доставка цінностей; оплата робіт (послуг); виконання завдань з управління і забезпечення діяльності підприємства.

Усі вказані операції можуть супроводжуватися або не супроводжуватися службо­вим відрядженням. Цілі, на досягнення яких можуть видаватися підзвітні суми підзвіт­них осіб:

· адміністративно-господарські потреби;

· закупівля сільськогосподарської продукції, продуктів їх переробки і заготівля вторсировини;

· службові відрядження по Україні й за кордон.

Службове відрядження - це поїздка працівника за розпорядженням керівника під­приємства на певний термін для виконання службового доручення поза місцем постій­ної роботи працівника^Термін відрядження встановлює керівник. Цей термін у межах України не може перевищувати ЗО календарних днів. Відрядження належать до службо­вих обов’язків працівників. Відмова від них без поважних причин вважається дисциплі­нарною провиною. Винятки становлять:

· жінки, які мають дітей до трьох років або вагітні. Направляти їх у відрядження забороняється;

· жінки, які мають дітей від 3 до 14 років. Направляти їх у відрядження можна лише за їх згодою.

На час відрядження за працівником зберігається місце його роботи (посада) й середня зарплата, у тому числі і за час перебування в дорозі.

Прийнята наступна послідовність операцій з підзвітною особою, направленою у від­рядження:

· отримання завдання підзвітною особою;

· отримання авансу для оплати витрат;

· скерування працівника на місце призначення;

· повернення працівника з відрядження;

· складання звіту про використання одержаних грошових коштів.

Підзвітна особа зобов’язана заповнити авансовий звіт про витрачені готівкові кошти протягом 3-х робочих днів після повернення. Оплачуються витрати на проїзд, прожи­вання і добові.

Добові - це частина витрат на службове відрядження, до яких належать не підтвер­джені документально витрати працівника на власні потреби, які він мусить здійснювати у зв’язку з відрядженням^Вони відшкодовуються у межах норм, встановлених законо­давчо. Для працівників підприємств усіх форм власності (крім державних службовців, а також інших осіб, які направляються у відрядження, установами, що повністю або част­ково утримуються за рахунок коштів бюджетів) установлено такі граничні норми добо­вих витрат (табл. 15.11).

Посвідчення про відрядження після повернення працівника разом з іншими підтвер­джуючими документами додається до авансового звіту працівника. Надалі посвідчення про відрядження разом з наказом, авансовим звітом та іншими первинними докумен­тами зберігається в бухгалтерії (архіві) аптеки.

За розрахунками організації з підзвітною особою за авансовим звітом можуть бути три варіанти співвідношення між виданими грошовими коштами і фактично використа­ною працівником сумою коштів:

· варіант 1. Повний збіг величини витрачених сум з отриманою сумою на підставі підтверджуючих документів з отриманою сумою. На підставі авансового звіту