Проведение бесед, встреч
Деловая беседа – процесс общения с использованием вербальной и невербальной связей, направленный на решение вопросов производственной деятельности. Навыки ведения деловой беседы отрабатываются как в процессе профессиональной деятельности, так и в повседневной бытовой обстановке. Любую ситуацию, связанную с необходимостью проведения беседы, следует рассматривать в качестве возможности тренинга по отработке правил ведения беседы. Овладение искусством проведения беседы связано с их многократной практической апробацией.
Под моделированием деловой беседы принимается построение ожидаемой схемы проведения деловой беседы, что является одной из главных задач подготовки к деловой беседе. При моделировании деловой беседы должны быть отработаны такие вопросы, как определение цели беседы, информационная подготовка и т.д.
Участники деловых бесед часто допускают такую ошибку, как пренебрежение этапом подготовки к беседе, на котором осуществляется моделирование будущей беседы. К типичным ошибкам, допускаемым участниками беседы, следует также отнести невнимательное отношение к отдельным, незначительным, с субъективной точки зрения некоторых участников, правилам ведения или подготовки беседы. Например, отсутствие должного внимания к выбору места проведения беседы может привести к тому, что несоответствующая обстановка и даже взаимоположение участников сведут на нет успешность деловой беседы.
В проведении беседы начальный этап заключается в создании благожелательной и доверительной атмосферы. Основной этап – это эффективное слушание, использование тактики постановки вопросов, применение правил применения вербальных и невербальных связей. Беседа оканчивается своевременным и корректным завершением: можно подвести итоги соглашения, обозначить сроки и исполнителей или время предоставления отчёта. Прощание.
Подготовка к беседе
↓
Определение цели
↓
Информационная подготовка
↓
Отработка формулировок понятий и суждений
↓
Определение последовательности и содержания аргументации
↓
Формирование состава участников беседы
↓
Выбор времени и места проведения беседы с учётом элементов
невербальной обратной связи
↓
Моделирование хода беседы
↓
Проведение беседы
↓ ↓ ↓
Начальный этап Основной этап Этап выхода из беседы
Рис.39. Этапы деловой беседы
Приём посетителей
При договорённости о встрече необходимо записать время и место, спланировать все дела так, чтобы не откладывать их, не заканчивать в спешке, не торопиться на встречу. Надо продумать план своего разговора, выделить главное. Чётко сформулировать цель встречи.
Для того чтобы подготовиться к посещению, необходимо:
- выяснить у посетителя цель визита;
- предварительно установить продолжительность беседы;
- перенести беседу на другое время, если невозможно достичь намеченной цели в течение запланированного времени;
- частную информацию излагать в конце посещения;
- подготовиться к разговору и держать наготове необходимые документы.
Есть три основных принципа ведения делового разговора:
- умейте заинтересовать собеседника в полезности этой встречи;
- сделайте всё, чтобы создать атмосферу взаимного доверия;
- учитесь использовать методы убеждения во время вашего разговора.
Всю беседу формально можно разделить на несколько этапов: начало беседы, передача информации, аргументирование, выслушивание доводов собеседника, принятие или опровержение этих доводов, принятие решения.
Если беседа затянулась, а посетитель не желает её завершать, целесообразно:
- высказать обобщающий вывод и закончить беседу;
- посмотреть на наручные часы;
- встать и проводить посетителя к двери;
- договориться с секретарём, чтобы он прервал разговор и напомнил о следующем деле;
- сообщить посетителю до разговора и перед его завершением о том, что вас ждут другие посетители и ваше время ограничено;
- просто сказать, что, что вы хотели бы сейчас закончить разговор.