Розстановка карток в СКС

Картки в СКС розташовуються в систематичному порядку за схемою класифікації, прийнятої для систематичного каталогу, а усередині кожного ділення - в зворотно-хронологічному порядку. Таке групування дозволяє, з одного боку, подати на самому початку розділу (підрозділу) нові статті, а з іншої - полегшує роботу з видалення застарілих матеріалів з картотеки.

Структура СКС, як правило, відрізняється від структури систематичного каталогу більш детальною деталізацією розділів і підрозділів з огляду на те, що з кожної теми статей публікується більше, ніж книжкових видань. Тому виникає необхідність вводити нові ділення в розділах і підрозділах з тим, аби за кожним роздільником було не більше 40-50 карток (прийнята в практиці бібліотек норма). Терміни зберігання карток в СКС строго не регламентовані і встановлюються в кожній бібліотеці, виходячи із загальних рекомендацій і спостереження за використанням СКС в самій бібліотеці. Згідно із загальними рекомендаціями, встановленими емпіричними шляхами, в універсальних бібліотеках (в першу чергу в ЦБС) матеріали з суспільних наук зберігаються в картотеці 3-4 роки, з природознавства і технічних наук - 4-5 роки, з літературознавства, мистецтвознавства - 7 і більше років. У науково-технічних бібліотеках матеріали в СКС за профілем роботи підприємства, фірми, організації зберігаються значно довше або навіть постійно, виходячи з потреб обслуговуваного колективу. Зберігання матеріалів з суміжної тематики може бути обмежене шляхом спостереження за їх використанням. При великому обсязі картотеки вести пошук потрібних матеріалів з багатьох тем, питань стає важко не лише читачам, але і самим бібліотечним працівникам. Для полегшення пошуку створюється алфавітно-предметний покажчик (АПП), як правило, єдиний до СКС і систематичного каталогу, а в деяких бібліотеках і до інших частин ДБА. Для цього на звичайній картці наводиться назва предмету (предметна рубрика), проти якої вказуються окремо індекси прийнятої класифікації в систематичному каталозі і картотеці.

Для підтримки СКС на рівні, що відповідає вимогам, проводиться як планове, так і поточне редагування рубрик і підрубрик, введення нових тематичних ділень, розукрупнення, а також видалення застарілих або помилково включених непрофільних матеріалів.

Як і каталоги, СКС в деяких бібліотеках переводяться в електронну форму. При цьому наявна картотека в картковій формі консервується, а її комп'ютерна версія створюється шляхом введення нових публікацій.

Переваги СКС в електронній формі в порівнянні з традиційною картковою безперечні, оскільки вона дозволяє вести багатоаспектний пошук як з тематики, так і з ряду інших ознак (з авторською приналежністю, назвою журналу, роком його видання та ін.)

Проте не можна не відзначити труднощі створення СКС (як втім і машинного каталогу) в універсальних бібліотеках, до яких відносяться і ЦБС. Ці труднощі пов'язані перш за все з розкриттям змісту статей. Операція індексування документів при введенні в автоматизовану систему (каталог або СКС) не випадково вважається «ахіллесовою п'ятою». При веденні традиційної СКС вміст статей відбивався, як правило, в одному розділі (підрозділі), що не дозволяло забезпечити повноту видачі інформації. Переклад на машинну технологію вимагає іншого лінгвістичного забезпечення. Замість ієрархічних інформаційно-пошукових мов (УДК, ББК та ін.) зазвичай використовуються лексичні одиниці з тексту статті – ключові слова, тобто ненормована спеціальними (дескрипторними) словниками лексика.

Досвід ЦБС з переводу каталогів і СКС в електронну форму показав, що вибір ключових слів співробітниками бібліотеки часто визначається «за натхненням». Тому один і той же документ отримує різний набір ключових слів, його пошуковий образ різний в різних бібліотеках. Залучення до індексування статей працівників філій, вносить ще більший різнобій до розкриття вмісту документів. Аби звести до мінімуму недоліки індексування ключовими словами, ведуться роботи з так званого «м'якого» нормування складання ключових слів, що використовуються в процесі створення електронних каталогів. На цій основі передбачається надалі перейти шляхом узгодження з бібліотеками-учасницями до нормованої тезаурусами лексики.