Критерії класифікації документів
Найважливішою класифікаційною ознакою документа є його зміст, зокрема відношення зафіксованої в ньому інформації до предмета чи до напряму діяльності. Відповідно до цього виділяють різні види документів за ознаками, класифікації і групами (табл. 2).
Таблиця 2. Класифікація документів
| № пор. | Ознаки класифікації | Групи документів | |
| 1. | За найменуванням | Заява, лист, телеграма, довідка, інструкція, службова записка, протокол та ін. | |
| За походженням | Службові (офіційні) й особисті. Службові документи створюються організаціями, підприємствами та службовими особами, які їх представляють. Вони оформляються в установленому порядку. Особисті документи створюються окремими особами поза сферою їх службової діяльності. | ||
| 3. | За місцем виникнення | Внутрішні, зовнішні. До внутрішніх належать документи, що мають чинність лише всередині тієї організації, установи чи підприємства, де їх складено. До зовнішніх належать ті документи, які є результатом спілкування установи з іншими установами чи організаціями. | |
| 4. | За призначенням | Щодо особового складу (особові офіційні документи), кадрові, довідково-інформаційні, обліково-фінансові, господарсько-договірні, організаційні, розпорядчі. | |
| 5. | За напрямом | Вхідні, вихідні. | |
| 6. | За формою | Стандартні (типові) й індивідуальні (нестандартні). Стандартні — це документи, які мають однакову форму і заповнюються в певній послідовності й за обов'язковими правилами (типові листи, типові інструкції, типові положення). Індивідуальні документи створюються в кожному конкретному випадку для розв'язання окремих ситуацій. їх друкують або пишуть від руки (протоколи, накази, заяви). | |
| 7. | За терміном виконання | Звичайні безстрокові, термінові, дуже термінові. Звичайні безстрокові — це такі, які виконуються в порядку загальної черги. Для термінових установлено строк виконання. До них зараховують також документи, які є терміновими за способом відправлення (телеграма, телефонограма). До дуже термінових належать документи, які мають позначення "дуже терміново". | |
| 8. | За ступенем гласності | Для загального користування, службового користування, таємні, цілком таємні. | |
| 9. | За стадіями створення | Оригінали, копії. Оригінал — це основний вид документа, перший і єдиний його примірник. Він має підпис керівника установи, і в разі потреби його засвідчено штампом і печаткою. Копія — це точне відтворення оригіналу. На копії документа обов'язково робиться помітка вгорі праворуч "копія". Різновидами копії є відпуск, витяг, дублікат. Відпуск — повна копія відправленого із установи документа, яка залишається у відправника. Коли виникає потреба відтворити не весь документ, а лише його частину, робиться витяг. Дублікат — це другий примірник документа, виданий у зв'язку з втратою оригіналу. В юридичному відношенні оригінал і дублікат рівноцінні. | |
| 10. | За складністю (кількістю відображених питань) | Прості, складні. Прості — відображають одне питання, складні — декілька. | |
| 11. | За терміном зберігання | Тимчасового (до 10 років), тривалого (понад 10 років), постійного зберігання. | |
| 12. | За технікою відтворення | Рукописні, відтворені механічним способом. | |
| 13. | За носієм інформації | На папері, диску, фотоплівці, магнітній стрічці, перфострічці, дискеті. | |