MS ACCESS
Лекция № 9
На третьем шаге вводятся заголовки, подписи данных, формируется вид диаграммы.
На втором шаге указывается диапазон ячеек, по которым строится диаграмма.
На четвертом шаге указывается имя рабочего листа, на котором будет расположена диаграмма.
Среди программных продуктов, обеспечивающих переработку данных, весьма популярна система управления базами данных (СУБД) Access (анг. средств организации и доступа к данным), входящая в комплекс программ Microsoft Office для операционной системы Windows.
Если данные собираются и обрабатываются с целью решения некоторой общей задачи, то их, как правило, объединяют в единый информационный объект, называемый базой данных (БД). БД обычно состоит из одного или нескольких однотипных или разнотипных файлов. При наличии готовой БД с помощью СУБД можно выполнить в ней поиск данных по задаваемым пользователем критериям.
Сам набор данных сохраняется в файле. Поскольку в файле данные обычно подготавливаются и индицируются в табличной форме, термин "таблица" в теории БД часто используется как синоним файла с набором данных.
При табличной форме каждая запись данных (блок данных) представляет собой отдельную строку таблицы. Таблица (файл) состоит из записей, а каждая запись данных - из значений отдельных полей, являющихся столбцами таблицы. Структура всех записей таблицы одинакова: все они имеют одну и ту же последовательность полей, но содержимое полей у каждой записи свое.
Отдельная БД системы Access хранится в одном файле. Этот файл имеет расширение mdb. Вместо обычных столбцов и строк он отличается более сложной организацией и может включать в себя до 6 составляющих: таблицы, запросы, формы, отчеты, макросы, модули (все элементы БД могут быть представлены в файле во множественном числе).
Для автоматизации процесса разработки БД в состав пакета Access был включен ряд специализированных программ. Одно направление этих программ получило название Design (Конструктор), а другое – Wizard (дословный перевод – волшебник, колдун; в российской транскрипции у специалистов по БД оно переводится как Мастер).
Конструктор предоставляет в распоряжение пользователя ряд инструментальных средств, с помощью которых можно «вручную» быстро и просто составить требуемую конструкцию: форму, запрос, отчет. Мастер также помогает проектировать форму или отчет, но осуществляет это автоматическим способом. Во время работы он задает пользователю ряд вопросов, на которые тот должен ответить, и на основе полученных ответов строит вполне законченную форму или отчет.
Существует два способа ввода (и предварительной обработки) информации в Access: посредством таблицы и с помощью формы. Выбрать тот или иной способ можно, основываясь на следующем правиле.
Правило 1. Если данные в таблице изменяются редко, или в нее добавляются новые записи, то для ввода, изменения и индикации данных следует использовать таблицу. Кроме того, режим таблицы рекомендуется применять тогда, когда необходимо получить наиболее полный обзор данных. Если же данные часто меняются или база постоянно пополняется новыми записями, следует пользоваться формой, так как в режиме формы можно сконцентрировать внимание на данных, относящихся к определенной записи, например, к определенному клиенту.
Основными элементами формы являются поля редактирования, которые напрямую связаны с полями определенной записи таблицы. Другие элементы формы служат для оформления: надписи, позволяющие те или иные объекты, линии и прямоугольники, чтобы структурировать форму и обозначить группы данных и т.д.