Роли и процедуры

Работа с документом "Распоряжение" доступна пользователям, исполняющим следующие роли:

· Роль 'Автор';

· Роль 'Исполнитель';

· Роль 'Регистратор'.

Пользователю, исполняющему роль "Автора", доступно выполнение следующих процедур:

· Создание документа;

· Заполнение общих полей форм документов;

· Сохранение документа;

· Настройка прав доступа к документам (исполнение процедуры возможно до того состояния документа, в котором документ готов к передаче в архив и все работы по нему завершены);

· Постановка документа "На контроль";

· Согласование документа (исполнение процедуры возможно в состоянии документа "Согласование");

· Учет перемещения документа (исполнение процедуры возможно в состоянии документа "Проект" и "Согласование");

· Просмотр истории работы с документом.

Пользователю, исполняющему роль "Архивариус", доступно выполнение следующих процедур:

· Процедуры работы с архивом;

· Настройка прав доступа к документам;

· Учет перемещения документа;

· Просмотр истории работы с документом.

Примечание: возможность выполнения процедур по "Распоряжению" доступна для роли Архивариус только в случае нахождения документа в состоянии "Архивный".

Пользователю, исполняющему роль "Исполнитель", доступно выполнение следующих процедур:

· Заполнение общих полей форм документов. В состоянии "Действующий" доступно поле "Список вложений";

· Исполнение поручений по документу (исполнение процедуры возможно в состоянии документа "Действующий");

· Просмотр истории работы с документом.

Пользователю, исполняющему роль "Регистратор", доступно выполнение следующих процедур:

· Заполнение общих полей форм документов;

· Настройка прав доступа к документам (исполнение процедуры возможно в состоянии документа "На регистрации" и "Действующий");

· Постановка документа "На контроль";

· Регистрация документа (исполнение процедуры возможно в состоянии документа "На регистрации");

· Завершение работ с документом;

· Формирование поручений по документу (исполнение процедуры возможно в состоянии документа "Действующий");

· Контроль исполнения документов (исполнение процедуры возможно в состоянии документа "Действующий");

· Учет перемещения документа (исполнение процедуры возможно в состоянии документа "На регистрации", "Действующий" и "Завершен");

· Просмотр истории работы с документом.

ЛЕКЦИЯ №16

Процедура "Ввод в действие" предназначена для перевода документа в состояние "Действующий" с возможностью формирования поручений для исполнителей.

Для ввода документа в действие пользователю необходимо произвести следующие действия:

1. Открыть документ;

2. Проверитьи при необходимости скорректировать список рассылки/исполнителей. Если список будет скорректирован, то для продолжения работы необходимо выполнить сохранение документа;

3. Ввести документ в действие. Для этого в форме документа выполнить действие «Ввести в действие» при этом документ перейдет в состояние «Действующий»;

4. При переводе документа в состояние «Действующий» сотрудникам, перечисленным в списке исполнителей (список рассылки), автоматически отправляется уведомление.

Процедура "Формирование поручений по документу" предназначена для формирования поручений исполнителям с подробным описанием необходимых для исполнения работ.

Для создания поручений пользователю, исполняющему роль Регистратора, необходимо выполнить следующие действия:

1. Открыть электронный документ. Документ должен находиться в доступном для создания поручений состоянии;

2. Внести в раздел «Список исполнителей» сотрудников, которых необходимо ознакомить с документом;

3. Последовательно создать поручения для исполнителей (для одного исполнителя можно создать несколько поручений). Для этого необходимо:

1). Установить указатель на исполнителя в списке исполнителей, нажать правую кнопку мыши и выбрать пункт «Создать поручение»;

2). В форме поручения при необходимости скорректировать информацию о поручении и сроке исполнения;

3). Сохранить документ «Поручение» и затем закрыть его форму, при этом поручение автоматически доставляется исполнителю (сотруднику);

4). В записи исполнителя установить с помощью «мыши» отметку («галочку») информирующую о том, что поручение для этого исполнителя готово.

4. После того, как поручения созданы для всех исполнителей, закрыть форму документа.

Примечание. Исполнителю поручения автоматически предоставляются права доступа к документу, на основании которого было создано поручение.

Процедура "Исполнение поручений по документу" предназначена для определения последовательности действий, которую должен выполнить исполнитель, получивший сообщение о том, что для него было сформировано поручение.

Сотрудник, получивший уведомление с поручением о том, что он назначен исполнителем по документу должен выполнить следующие действия:

1. Отметить уведомление как прочитанное и перейти к работе с поручением. Открыть поручение можно прямо из уведомления, нажав на ссылку в области уведомления(Рисунок 28):

Рисунок 28. Форма «Сообщение»

2. Выполнить в поручении действие «Принять в работу». Затем нажать в поручении на гиперссылку для ознакомления с текстом исходного документа и приступить к работе над его исполнением;

3. После того, как работа по исполнению документа выполнена, необходимо установить отметку об исполнении документа. Для этого необходимо открыть документ «Поручение» и выполнить действие «Работы по поручению выполнены». После этого документ перейдет в состояние «Исполнен». Форма документа будет автоматически закрыта.

Процедура контроля исполнения документов предназначена для создания отчета по поручениям.

Для формирования отчета необходимо выполнить следующие действия:

1. Найти и открыть документ, контроль исполнения которого необходимо осуществить;

2. В пункте меню «Сервис» выбрать «Отчет по исполнению», после чего откроется форма «Отчет по заданиям»(Рисунок 29)

3. В форме «Отчет по заданиям» выделить искомый документ и просмотреть его карточку.

Рисунок 29. Форма «Отчет по заданиям»

Процедура "Учет места хранения документа" предназначена для отражения фактов перемещения бумажного документа внутри компании. Процедура становится доступной лишь в том случае, когда документ «Введен в действие», «Исполнен», либо «Отправлен адресату». Для ввода нового места хранения документа необходимо выполнить следующие действия:

1. Открыть документ;

2. Перейти на закладку «Место хранения»(Рисунок 30):

Рисунок 30. Закладка «Место хранения»

3. Заполнить следующую группу полей блока "Новое место хранения":

Сотрудник;

· Дата;

· Время.

4. Нажать кнопку «Добавить».

Для просмотра истории работы с документом пользователю необходимо выполнить следующие действия:

1. Найти документ, историю которого необходимо просмотреть;

2. Выбрать в контекстном меню пункт «История», после чего откроется форма «История работы с документом»(Рисунок 31):

Рисунок 31. Форма «История работы с документом»

Для просмотра истории работы с документом необходимо выполнить следующую последовательность действий:

1. В списке «Дерево документов» выделить нужный документ;

2. В списке «Список событий» просмотреть описание совершенных событий.

Для просмотра подробного описания события необходимо выполнить следующую последовательность действий:

1. В списке «Список событий» выделить строку с интересуемым событием;

2. В списке "Описание события" просмотреть его подробное описание.

· Подготовка дел к архивному хранению;

· Перенос дел в архив канцелярии;

· Управление делами и документами в архиве;

· Перенос дела в архив ЦГА;

· Уничтожение дел;

· Просмотр и печать внутренних описей документов.