РОЛЬ И МЕСТО ИНФОРМАЦИОННЫХ СИСТЕМ В УПРАВЛЕНИИ ЭКОНОМИЧЕСКИМИ ОБЪЕКТАМИ

Информационные системы существовали с момента появления обще­ства, поскольку на любой стадии развития общество требует для своего управления систематизированной, предварительно подготовленной инфор­мации. Особенно это касается производственных процессов - связанных с производством материальных и нематериальных благ. Именно производственные процессы совершенствуются наиболее динамично. А по мере их развития усложняется и управление ими, что, в свою очередь, стимулирует совер­шенствование и развитие информационных систем.

Для того чтобы разобраться, что же такое экономическая информаци­онная система, необходимо определить ее место в системе управления экономическим объектом, связанным с произ­водством материальных и нематериальных благ.

Потребность в управлении возникает в том случае, когда необходима координация действий членов некоторого коллектива, объединенных для достижения общих целей. Такими целями могут быть: обеспечение устой­чивости функционирования или выживания объекта управления в конку­рентной борьбе. Цели сначала носят обобщенный характер, а затем они формализуются управленческим аппаратом в виде целевых функций.

В соответствии с кибернетическим подходомсистема управленияпред­ставляет собой совокупность объекта управления, например предприятия, и субъекта управления - управленческого аппарата (рис.). Последний объединяет в себе сотрудников, формирующих цели, разрабатывающих планы, а также контролирующих их выполнение. В задачу же объекта управления входит выполнение планов, выработанных управленческим аппаратом.

Оба компонента системы управления связаны прямой (П) и обратной (О) связями. Прямая связь выражается потоком директивной информации, направляемой от управленческого аппарата к объекту управления, а об­ратная представляет собой поток отчетной информации о выполнении принятых решений.

Директивная информация порождается управленческим аппаратом в соответствии с целями управления и информацией о сложившейся эконо­мической ситуации, об окружающей среде. Отчетная информация форми­руется объектом управления и отражает внутреннюю экономическую си­туацию, а также степень влияния на нее внешней среды (задержки плате­жей, нарушения подачи энергии, погодные условия, общественно-поли­тическая ситуация в регионе и т.д.). Таким образом, внешняя среда влияет не только на объект управления: она поставляет информацию управлен­ческому аппарату, решения которого зависят от внешних факторов (состояние рынка, наличие конкуренции, величина процентных ставок, инфляция, налоговая и таможенная политика),

Взаимосвязь информационных потоков (П и О), средств обработки, передачи и хранения данных, а также сотрудников управленческого аппа­рата, выполняющих операции по переработке данных, и составляет ин­формационную систему экономического объекта.

Возрастание объемов информации в контуре управления, усложнение ее обработки повлекло за собой сначала внедрение компьютеров на отдель­ных операциях, а затем расширение их применения. Традиционная инфор­мационная система стала качественно меняться. В управленческом аппара­те появилось структурное подразделение, обеспечивающее процесс управления достоверной информаци­ей на основе применения средств вычислительной техники. В связи с этим появились новые информационные потоки, а старые частично изменили свое направление. Часть традиционной инфор­мационной системы стала постепенно, но неуклонно трансформироваться в направлении все большей автоматизации обработки информации.

С учетом сферы применения выделяются:

· технические информационные системы;

· экономические информационные системы;

· информационные системы в гуманитарных областях и др.

Так как далее речь будет идти исключительно об информационных системах экономического характера, необходимо ввести понятие экономической информационной системы (ЭИС). Под ней будем понимать систему, предназначенную для хранения, поиска и выдачи экономической информации по запросам пользователей. С помощью ЭИС, к сожалению, может перерабатываться далеко не вся информация, используемая для управления объектом, поскольку на любом предприятии циркулируют огромные информационные потоки, играющие важную роль в принятии решений, но обработка которых с помощью компьютеров невозможна (рис.).

П₁, П₂ - неформализуемая и формализуемая часть директивной информации (прямая связь)

О₁ О₂ - неформализуемая и формализуемая часть информации обратной связи

Высший уровень (высшее руководство) определяет цели управ­ления, внешнюю политику, материальные, финансовые и трудовые ресур­сы, разрабатывает долгосрочные планы и стратегию их выполнения. В его компетенцию входят анализ рынка, конкуренции, конъюнктуры и поиск альтернативных стратегий развития предприятия на случай выявления уг­рожающих тенденций в сфере его интересов.

На среднем уровне основное внимание сосредоточено на составлении тактических планов, контроле за их выполнением, слежении за ресурсами и разработке управляющих директив для вывода предпри­ятия на требуемый планами уровень.

На оперативном уровне происходит реализация планов и со­ставляются отчеты о ходе их выполнения. Руководство здесь состоит, как правило, из работников, обеспечивающих управление цехами, участками, сменами, отделами, службами.

На каждом из уровней выполняются работы, в комплексе обеспечивающие управление. Эти работы принято называть функциями. В зависимости от целей можно выделить функции различной степени общности. Типичными являются следующие функции: планирование, учет, анализ и регулирование.

Планирование - функция, посредством которой в идеальной форме реализуется цель управления. Планирование на высшем уровне управ­ления касается будущих проблем и ориентировано на длительный срок. На среднем уровне планирование осуществляется на более короткий срок, при этом план высшего уровня управления детализируется. Показатели на этом уровне более точные.

Учет - функция, направленная на получение информации о ходе ра­боты предприятия. Учет в основном осуществляется на оперативном¹ и среднем уровнях управления. На высшем уровне управления учет отсут­ствует, однако на его основе в полной мере выполняются анализ результа­тов производства и регулирование его ходом.

Анализ и регулирование - сопоставление фактических показателей с нормативными (директивными, плановыми), определение отклонений, выходящих за пределы допустимых параметров, установление причин отклонений, выявление резервов, нахождение путей исправления создав­шейся ситуации и принятие решения по выводу объекта управления на плановую траекторию. Действенным инструментом для выявления при­чин отклонений является факторный анализ, адля поиска путей выхода из создавшейся ситуации - экспертные системы

Современные ЭИС способны предоставлять и обрабатывать инфор­мацию для всех уровней управления. Особенный интерес для высшего уровня управления представляют экспертные системы, способные обра­батывать ориентировочную информацию и на этой базе разрабатывать прогнозные планы.

Процесс управления заключается в изменении состояния объекта сис­темы, ведущем к достижению поставленной цели. Цели системы задают­ся при ее создании и в процессе функционирования все время корректиру­ются в соответствии с изменением внешних условий. Под цельюпонима­ются характеристика системы и ее ожидаемое значение, задаваемые субъ­ектом управления.

Для систем существует понятие динамического равновесия - это про­цесс, характеризуемый некоторой равновесной траекторией. Для выделе­ния ее среди других должен быть задан критерий. Учитывая целенаправ­ленный характер системы, траектория является равновесной тогда, когда она кратчайшим путем ведет к поставленной цели. К функции системы и к структуре относится понятие устойчиво­сть. Система с устойчивой структурой может восстанавливать даже су­щественно нарушенные функции. Нарушение структуры почти неизбеж­но ведет к потере функциональной устойчивости системы, а часто к ее гибели. Одним из факторов устойчивости структуры является структур­ная избыточность, что достигается дублированием.

Понятие информационных технологий и их классификация

Под информационной технологией (ИТ) понимается система методов и способов cбора, накопления, хранения, поиска и обработки инфор­мации на основе применения средств вычислительной техники.

Функциональная часть ЭИС всегда связана с предметной областью и понятием информационных технологий. Вообще говоря, технологи как некоторый процесс присутствует в любой предметной области. На­пример, технология выдачи кредита банком может иметь свои особенности в зависимости от вида кредита, вида залога и др.

Решение экономических и управленческих задач тесно связано с выполнением ряда операций по сбору необходимой для решения этих задач информации, переработке ее по некоторым алгоритмам и задаче лицу, принимающему решение (ЛПР), в удобной форме.

Чтобы терминологически выделить традиционную технологию решения экономических и управленческих задач, введен термин предметная технология, которая представляет собой последовательность технологических этапов по модификации первичной информации в результативную. Например, технология бухгалтерского учета предполагает поступление пер­вичной документации, которая трансформируется в форму бухгалтерской проводки.

Обеспечивающие ИТ -технологии обработки информации, которые могут использоваться как инструментарий в различных предметных об­ластях для решения различных задач. Информационные технологии обес­печивающего типа могут быть классифицированы относительно классов задач, на которые они ориентированы. Обеспечивающие технологии бази­руются на совершенно разных платформах, что обусловлено различием видов компьютеров и программных сред, поэтому при их объединении на основе предметной технологии возникает проблема системной интеграции. Она заключается в необходимости приведения различных ИТ к единому стандартному интерфейсу.

Функциональная ИТ представляет собой модификацию обес­печивающих ИТ, реализующих какую-либо из предметных технологий. Например, работа сотрудника кредитного отдела банка обязательно предполагает применение совокуп­ности банковских технологий оценки кредитоспособности судозаемщика и др.

Трансформация обеспечивающей информационной технологии в чистом виде в функциональную (модификация некоторого общеупот­ребительного инструментария в специальный) может быть сделана как специалистом-проектировщиком, так и самим пользователем. Это зависит от того, насколько сложна такая трансформация, насколько она доступна пользователю-экономисту. Эти возмож­ности расширяются, поскольку обеспечивающие тех­нологии становятся дружественнее. Таким образом, в арсе­нале сотрудника кредитного отдела могут находиться как обеспечиваю­щие технологии: текстовые и табличные процессоры, так и специальные функциональные технологии: табличные процессоры, СУБД, экспертные системы, реализующие пред­метные технологии.