Документаційне забезпечення управління

Організація роботи з документами – важлива складова час­тина процесу управління і прийняття управлінських рішень, яка істотно впливає на оперативність та якість управління.

Процес прийняття управлінського рішення складається з:

- одержання інформації;

- її переробки;

- аналізу, підготовки і прийняття рішення.

Ці складові частини тісно пов'язані з документаційним за­безпеченням управління.

Документаційне забезпечення управління(ДЗУ) охоплює питання документування, організації роботи з документами в процесі здійснення управління і систематизації їх архівного зберігання.

Діловодство –комплекс заходів із забезпечення ДЗУ підприємства або організації. Вважається, що ДЗУ є основною функцією діловодства.

Основні поняття діловодства.

Діловодствовизначається як діяльність, що охоплює пи­тання документування та організації роботи з документами у процесі виконання уп­равлінських дій.

В установі діловодство являє собою повний цикл обробки та руху документів з моменту їх створення (або одержання) до за­вершення виконання і відправлення. Від правильної організації діловодства, якнайповнішої його автоматизації залежить ефек­тивність управління в цілому.

Документування –це створення документів, тобто їх підго­товка, складання, оформлення та виго­товлення.

Організація роботи з документами –це створення умов, які забезпечують рух, пошук та збереження документів у діловодстві.

Документообіг –рух документів в установі з моменту ство­рення до відправлення. Обсяг документообігу визначається кількістю вхідних, вихідних та внутрішніх документів, наприклад за рік.

Швидкість документообігузалежить від якості документаційного обслуговування апарату управління в цілому та від системи організації діловодства (повної або часткової).

Систематизація архівного зберігання документів -визна­чення правил зберігання створюваної в організації інформації, її пошуку і викорис­тання для підтримки прийняття уп­равлінських та інших рішень.

Для одержання економічного ефекту, перш за все, важлива якість інформації, яка визначається її кількістю, оперативністю, до­стовірністю, ступенем складності і вартості. Якщо на підприємстві не налагоджена чітка робота з документами, то, як результат, погіршується, і саме управління, оскільки воно залежить від якості і достовірності, оперативності приймання і передавання інфор­мації, правильної постановки довідково-інформаційної служби, чіткої організації пошуку, зберігання і використання документів.

Для будь-якої організації життєво важливо постійно вдос­коналювати документаційне забезпечення управління. На жаль, сьогодні воно часто здійснюється стихійно, без урахування існую­чої нормативної бази І досвіду вдосконалення документаційного забезпечення управління.

Із збільшенням масштабів підприємства і кількості його співробітників питання про ефективність ДЗУ стає все більш ак­туальним:. Основні проблеми, які при цьому виникають:

- керівництво губить цілісну картину того, що відбувається на підприємстві;

- структурні підрозділи, не маючи інформації про діяльність один одного, не можуть ефективно працювати через незла­годженість, знижується якість обслуговування клієнтів і здатність організації підгримувати зовнішні контакти;

- як наслідок, спостерігається падіння продуктивності праці і виникає нестача ресурсів: людських, технічних, ко­мунікаційних та ін.;

- доводиться розширювати штат, вкладати кошти в облад­нання нових робочих місць, приміщень, комунікацій, на­вчання нових співробітників;

- для виробничих підприємств збільшення штату може спричинити зміну технології виробництва, що, в свою чергу, буде вимагати додаткових інвестицій.

Усвідомивши важливість вдосконалення ДЗУ, організації неминуче роблять масу помилок, намагаючись його автоматизу­вати. Тут вирішальною можна назвати проблему вибору методів автоматизації. Найбільш розповсюджене рішення полягає в авто­матизації окремих робочих місць (АРМ): секретаря-референта, менеджера, бухгалтера або керівника. Основний недолік такого підходу – відсутність функціональних зв'язків автоматизації при­кладних процедур з автоматизацією діловодства.

Система автоматизації діловодства включає засоби і прави­ла створення документів, ведення електронного архіву, підтрим­ки документообігу і спирається на програмно-технічні платформи підприємства. Всі інші складові управління повинні ґрунтуватись на системі ведення діловодства з метою ефективного використан­ня інформації для досягнення поставлених завдань і вирішення проблем, які стоять перед організацією. З точки зору комплексної автоматизації діяльності підприємств прикладні інформаційні си­стеми повинні спиратись на програмно-технічні платформи і систему автоматизації діловодства. Таким чином, перед підприємством, яке прагне створити ефективне середовище об­робки інформації, постають два важливих завдання:

- вдосконалення всієї роботи з підготовки та обробки доку­ментальної інформації шляхом створення механізму ДЗУ;

- вибір правильної стратегії автоматизації.

Основною проблемою традиційної технології управління до­кументообігом є практична неможливість централізовано відслідковувати рух документів організації в реальному масштабі часу.

В сучасній організації основними технологічними інстру­ментами роботи з документами є комп'ютери, встановлені па ро­бочих місцях і поєднані в мережу. Якщо комп'ютерна мережа охоплює всі робочі місця персоналу, який працює з документами в структурних підрозділах організації, з'являється можливість ви­користовувати мережу для переміщення документів і централізовано відслідковувати хід процесу роботи з документами.

Можна виділити такі основні види роботи з документами:

Робота з власне документами, точніше, з файлами документів на машинних носіях (введення, редагування та ін.). Існує велика кількість програмних засобів, які дозволяють готувати текстові, табличні, графічні, мультимедійні та інші типи доку­ментів.

Управління документами (document management). Передба­чається, що кожний документ може характеризуватись складною сукупністю структурованих даних. Системи управління докумен­тами забезпечують ефективне зберігання і обробку цих даних.

Пересилання документів (e-mail). Це поштові системи, які забезпечують пересилання документів і супроводжувальної інформації для роботи з ними інших користувачів комп'ютерної мережі. Це можуть бути системи від найпростіших систем елек­тронної пошти до розвинутих організаційних систем, які дозволя­ють, наприклад, пов'язувати з документами специфічні набори реквізитів і маршрути руху.

Групова робота над документами (groupware). Ці системи дозволяють групі користувачів комп'ютерної мережі паралельно працювати над спільними документами. При цьому може забезпе­чуватись оперативне відслідковування всіх змін і версій.

Управління потоком робіт (workflow). Ці системи автомати­зують складні багатокрокові алгоритми роботи з документами в організації. Кожний тип документа може мати специфічні алго­ритми обробки і маршрути руху.

Принципи створення інформаційних систем документообігу і загальні вимоги до системи електронного документообігу ґрунтуються на:

- Системності – між структурними елементами системи встановлені такі зв'язки, які забезпечують її цілісність і взаємодію з іншими системами;

- відкритості – система створюється з урахуванням мож­ливості поповнення і оновлення її функцій без порушен­ня порядку функціонування;

- сумісності – при створенні системи використовуються інформаційно-технологічні інтерфейси, завдяки яким во­на може взаємодіяти з іншими системами;

- стандартизації (уніфікації) при створенні системи, по можливості, використовуються типові, уніфіковані і стан­дартизовані рішення;

- ефективності – в результаті розробки системи забезпе­чується раціональне співвідношення між витратами на створення системи і цільовими ефектами.

Основні вимоги до систем електронного документообігу:

1. Масштабованість.Бажано, щоб система могла підтримувати будь-яку кількість користувачів, здатність системи нарощувати потужність визнача­лась тільки потужністю відповідного програмного забезпечення.

2. Розподіленість.Архітектура систем документообігу повинна підтримувати взаємодію розподілених майданчиків для роботи з документами в територіальнорозподілених організаціях.

3. Модульність.Система повинна складатись з окремих модулів, інтегрова­них між собою, на випадок, якщо користувачу системи не потрібно одразу впровадження всіх компонентів системи доку­ментообігу, або спектр завдань організації вужчий, ніж весь спектр завдань документообігу.

4. Відкритість.Система повинна мати відкриті інтерфейси для можливого доопрацювання і інтеграції з іншими системами.