Информационно-справочная работа с документами
Пример справки о документах
|
|
Системы управления базами данных позволяют осуществлять поиск по любой комбинации данных, включенных в регистрационную карточку документа. Например, поиск можно вести:
| по конкретному документу: где находится, стадия подготовки, результат исполнения, место хранения | 
| 
|
|
| по содержанию: конкретный документ; группа документов |
|
|
|
| по корреспонденту/автору: конкретный документ; все документы автора; все документы автора по определенному вопросу; все документы автора за указанный период |
|
|
|
| по региону: стране; области; городу |
|
|
При поиске документов можно задать параметры массива документов, в котором нужно вести поиск, например:
|
| категория документов (входящие, исходящие, внутренние, исполненные, неисполненные) |
|
|
|
| вид документа (письмо, приказ, договор и т.п,) |
|
|
|
| дата поступления или подписания документа или приблизительные хронологические рамки этого события |
|
|
|
| регион (город, страна, область) |
|
|
|
| организация (корреспондент/адресат) |
|
|
|
| содержание (тема) |
|
|
При выдаче информации по конкретному документу на экран выводится и при необходимости распечатывается регистрационная форма. При поиске группы документов результаты поиска выводятся на экран и распечатываются в табличной форме.
Результатом поиска неисполненного документа является информация о том, у какого исполнителя документ находится в данный момент. Если документ уже исполнен, на экран выводится информация, в каком деле находится данный документ.
Существенно расширяют возможности поиска полнотекстовые базы данных по документам учреждения. В этом случае поиск производится по задаваемым ключевым словам, при этом система просматривает не только регистрационные карточки, но и тексты самих документов, полученных по электронной почте, введенных путем сканирования и последующего распознавания бумажного документа, подготовленных с помощью текстового редактора, электронной таблицы и т.п.