Основные направления работы с документами на предприятиях сферы туризма.

Основные подходы к организации деятельности службы документационного обеспечения управления в турфирмах.

Структура службы документационного обеспечения управления в сфере туризма.

Цели и задачи службы документационного обеспечения управления в туризме.

Тема: Организация управления документацией на предприятиях туризма и гостиничного бизнеса

1. Цели и задачи службы документационного обеспечения управления в туризме.

 

Документационное обеспечение управления организацией (предприятием, учреждением) осуществляется специальной службой — службой документационного обеспечения управления (ДОУ). Функциональное назначение службы ДОУ заключается в реализации деятельности по документационному обеспече­нию управления организацией в соответствии с ее назначени­ем и приоритетами развития.

Служба ДОУ реализует свою деятельность на правах само­стоятельного структурного подразделения. Однако в зависи­мости от особенностей организации и специфики ее деятель­ности по решению руководителя функции службы ДОУ могут быть возложены на иное структурное подразделение (отдел, группу и т.п.) или специально уполномоченное должностное лицо (документоведа, помощника руководителя, секретаря и т.п.).

Целью деятельности службы ДОУ является организация эф­фективного документационного обеспечения управления дея­тельностью предприятия.

Основными задачами службы ДОУ являются:

  • организация, внедрение, эксплуатация и совершенствование интегрированной системы документационного обеспечения управления предприятием;
  • оптимизация форм и методов работы с документами на основе единой информационной политики и современных техноло­гий обработки документированной информации;
  • надлежащее организационно-методическое руководство по соблюдению установленного порядка работы с документами структурными подразделениями и должностными лицами;
  • действенный контроль за соблюдением установленного по­рядка работы с документами структурными подразделениями и должностными лицами предприятия

2. Структура службы документационного обеспечения управления в сфере туризма.

 

Типовая организационная структура службы ДОУ определя­ется в зависимости от принадлежности предприятия (органи­зации, учреждения) к той или иной функциональной группе и исходя из специфики содержания документационного обеспече­ния управления соответствующими предприятиями (организа­циями, учреждениями).

В министерствах и ведомствах РФ и субъектов Федерации функции службы ДОУ возлагаются на управления делами. В со­став управления делами, как правило, включаются:

  • секретариат — приемная, секретариат министра (руководителя ведомства), секретариаты заместителей министра, секретариат коллегии, протокольное бюро;
  • инспекция при министре (руководителе ведомства);
  • канцелярия — бюро правительственной переписки, бюро уче­та и регистрации, экспедиция, машинописное бюро, копиро­вально-множительное бюро, телетайпная и др.;
  • отдел по работе с письменными обращениями граждан;
  • отдел по совершенствованию работы с документами;
  • архив.

На государственных предприятиях (объединениях), в исследо­вательских, проектных, конструкторских организациях и компь­ютерных центрах, высших учебных заведениях и других анало­гичных учреждениях функции службы ДОУ возлагаются на отдел документационного обеспечения управления (канцелярию). В состав отдела ДОУ (канцелярии), как правило, включаются:

  • секретариат;
  • экспедиция;
  • подразделение по учету и регистрации документов (делопроиз­водство);
  • машинописное бюро;
  • копировально-множительное бюро;
  • подразделение по контролю за исполнением документов;
  • подразделение по совершенствованию работы с документами;
  • подразделение по работе с письменными обращениями граж­дан;
  • архив.

В негосударственных структурах (ассоциациях, концернах, акционерных обществах (в том числе совместных), кооперативах и т.п.), а также в органах местного самоуправления и обществен­ных организациях функции службы ДОУ возлагаются на общий отдел. В состав общего отдела, как правило, включаются:

  • секретариат;
  • канцелярия;
  • группа контроля за исполнением документов; о протокольная группа;
  • группа по совершенствованию работы с документами;
  • группа по работе с письменными обращениями граждан;
  • машинописное бюро;
  • копировально-множительное бюро;
  • архив.

В условиях малого предприятия (организации, учрежде­ния), где работает до 100 человек, задачи по документационному обеспечению управления целесообразно возложить на специально уполномоченное должностное лицо.

Рассмотрим основные функции структурных подразделе­ний службы ДОУ крупного предприятия.

Административный отдел службы ДОУ прежде всего реали­зует функцию повседневного управления (администриро­вания) деятельностью службы. Подразделения отдела — группа рассмотрения письменных обращений и группа кон­троля за исполнением — реализуют контрольную функцию. При этом группа рассмотрения письменных обращений осу­ществляет контроль за надлежащей организацией рассмот­рения поступающих в адрес предприятия письменных за­просов, жалоб, заявлений и предложений, а группа контро­ля за исполнением документов — контроль за надлежащим исполнением документов предприятия, образующихся в процессе ведения внешней и внутренней служебно-деловой переписки.

Отдел обеспечения объединяет в своем составе группу обеспечения протокольных мероприятий и группу орга­низационно-методического обеспечения, реализует обес­печивающую функцию. В процессе ее реализации отдел осу­ществляет организационно-информационное обеспечение протокольных мероприятий с участием должностных ли