§ 6. Нотариальное делопроизводство

Нотариальное делопроизводство в Российской Федерации должно вестись в соответствии с определенным порядком, разрабатываемым на основе единой государственной системы делопроизводства, а также требований стандартов на управленческую документацию.

В соответствии со ст. 9 Основ нотариальное делопроизводство осуществляется нотариусами в соответствии с правилами, утверждаемыми Министерством юстиции

167

Российской Федерации совместно с Федеральной нотариальной палатой. Однако до настоящего времени правила ведения делопроизводства не разработаны, несмотря на то, что четкий порядок ведения делопроизводства в нотариальной конторе определяет организацию работы нотариусов, быстрое и качественное оформление документов для граждан и юридических лиц.

Правовой основой нотариального делопроизводства сегодня являются Основы законодательства Российской Федерации о нотариате, в которых понятие "делопроизводство" содержится, но не определяется и не регламентируется; Инструкция по делопроизводству в государственных нотариальных конторах РСФСР, утвержденная Министерством юстиции РСФСР 19 августа 1976 г. № 32, которая продолжает действовать по сей день, регулируя нотариальное производство не только в государственных нотариальных конторах, но и, по аналогии, в конторах нотариусов, занимающихся частной практикой, и в которой значительная часть положений устарела, а также приказы Министерства юстиции Российской Федерации от 15 марта 2000 г. № 91 "Об утверждении Методических рекомендаций по совершению отдельных нотариальных действий нотариусами Российской Федерации" и от 10 апреля 2002 г. № 99 "Об утверждении форм реестров для регистрации нотариальных действий, нотариальных свидетельств и удостоверительных надписей на сделках и свидетельствуемых документах".

Нотариальное делопроизводство ведется на русском языке либо на языке, предусмотренном законодательством республик в составе Российской Федерации, автономной области и автономных округов. Если обратившееся за нотариальным действием лицо не владеет языком, на котором ведется нотариальное делопроизводство, тексты оформленных бумаг должны быть переведены ему нотариусом или переводчиком. Делопроизводство нотариуса включает:

ведение документации, непосредственно связанной с совершением нотариальных действий;

ведение организационно-распорядительной документации;

работу с жалобами, заявлениями и иными письмами граждан и организаций и контроль за их рассмотрением;

составление номенклатур;

ведение канцелярии и архива нотариальной конторы.

168

Для совершения нотариальных действий нотариусы имеют личную печать; могут иметь штампы удостоверительных надписей, личные бланки или бланки нотариальной конторы.

Ответственность за организацию и правильную постановку делопроизводства и состояние архива несет нотариус. Исполнение правил ведения делопроизводства нотариусами, работающими в государственных нотариальных конторах, контролируют органы юстиции субъектов Российской Федерации, а нотариусами, занимающимися частной практикой, — органы юстиции совместно с региональными нотариальными палатами.

Все нотариальные действия нотариусов, кроме депозитных операций, должны регистрироваться в реестре для регистрации нотариальных действий.

Реестры должны быть прошнурованы, листы их пронумерованы. Количество листов заверяется подписью работника органа юстиции и печатью соответствующего органа.

Запись о нотариальном действии вносится в реестр нотариусом или иным работником нотариальной конторы только после того, как удостоверительная надпись или выдаваемый документ подписаны нотариусом. Незаполненные строки в реестре должны быть прочеркнуты, подчистки не допускаются, а поправки должны быть оговорены и заверены подписью нотариуса.

Правила ведения нотариального производства включают требования к заполнению нотариусами свидетельств и удостоверительных надписей.

Нотариальные свидетельства подготавливаются нотариусом на чистых листах бумаги либо на специальных типографских бланках. Содержание свидетельств может изменяться в зависимости от обстоятельств того или иного нотариального дела.

Текст удостоверительной надписи может быть изготовлен с помощью каких-либо технических средств или ясно и разборчиво написан от руки. Для проставления удостоверительной надписи могут быть использованы мастичные штампы. Подчистки не допускаются, незаполненные места должны быть прочеркнуты, приписки и иные исправления оговорены. Очень четко и разборчиво должны быть указаны фамилия и инициалы нотариуса, наименование нотариального округа. Могут быть

169

использованы специально для этого изготовленные штампы с фамилией нотариуса.

Удостоверительная надпись может излагаться на лицевой стороне документа либо на обороте документа. Если удостоверительная надпись не умещается на соответствующем документе, она может быть продолжена или изложена полностью на прикрепленном к документу листе бумаги. В этом случае листы, на которых изложен текст документа, и удостоверительная надпись прошнуровываются и пронумеровываются, число листов заверяется подписью нотариуса с приложением печати нотариальной конторы.

При обязательном указании в текстах договоров, доверенностей, завещаний даты их оформления полностью словами в удостоверительной надписи допустимо дату указать сокращенно: "19 марта 2005 г.". Если в проекте сделки заранее проставлена дата, предшествующая дню фактического удостоверения сделки, в удостоверительной надписи дата удостоверения указывается полностью словами.

В том случае, когда стороны приносят к нотариусу для удостоверения уже подписанный ими заранее договор, вместо слов "договор подписан сторонами в моем присутствии" нотариус в удостоверительной надписи указывает, что "стороны (указание полного имени или наименований сторон) лично подтвердили, что договор подписан ими".

Это касается также удостоверительных надписей на других документах, подписываемых заинтересованными лицами.

Если нотариальное действие совершается вне помещения нотариальной конторы, в удостоверительной надписи, как и в реестре для регистрации нотариальных действий, указываются место совершения нотариального действия и его адрес. Если нотариальное действие совершается в лечебном учреждении, указываются его название и адрес.

При освобождении от уплаты государственной пошлины (тарифа) за нотариальное действие в удостоверительной надписи указывается: "От уплаты государственной пошлины (тарифа) освобожден на основании (указывается основание освобождения)".

Если лицо, обращающееся за нотариальным действием, не знает языка, на котором ведется делопроизводство,

170

тексты оформляемых документов должны быть переведены ему нотариусом или переводчиком. В этом случае документ оформляется на русском языке. После текста документа, например доверенности, перед подписью представляемого указывается: "Ввиду незнания русского языка гр. (фамилия, имя, отчество) текст доверенности переведен ему устно на английский язык мной, нотариусом (фамилия и инициалы)" либо "Ввиду незнания русского языка гр. (фамилия, имя, отчество) текст доверенности переведен ему устно на английский язык переводчиком (подпись переводчика с указанием фамилии, имени, отчества)". После этого расписывается представляемый, затем проставляется удостоверительная надпись об удостоверении доверенности с добавлением в надписи следующих слов: "При этом свидетельствую верность устного перевода текста доверенности с русского языка на английский язык" либо "Подпись переводившего устно текст доверенности с русского языка на английский язык сделана переводчиком (фамилия, имя, отчество), подлинность подписи которого свидетельствую".

На документе, предназначенном для действия за границей, удостоверительная надпись производится с помощью технических средств либо в исключительных случаях от руки, прочеркивать пробелы не следует.

В нотариальной конторе для учета документов и контроля над их исполнением должны вестись следующие книги и журналы:

журнал входящей корреспонденции;

журнал исходящей корреспонденции;

разносная книга для местной корреспонденции;

книга жалоб и предложений.

Указанные книги и журналы, а также все иные книги и журналы должны быть прошнурованы, листы их пронумерованы и скреплены печатью органа юстиции (для государственных нотариальных контор) либо нотариальной палаты (для нотариусов, занимающихся частной практикой).

В документах организационно-распорядительного характера указываются фамилия, имя, отчество нотариуса, название нотариального округа, в котором нотариусом осуществляется нотариальная деятельность, и почтовый адрес (как правило, воспроизводится в бланке документа), наименование вида документа и его заголовок. При составлении и оформлении документов необ-

171

ходимо также соблюдать требования Основных положений Единой государственной системы делопроизводства об адресовании, удостоверении документов, проставлении даты и отметок об их прохождении и исполнении.

Регистрации в рамках нотариального делопроизводства подлежат все документы (в том числе заявления), требующие исполнения нотариусом. Не регистрируются лишь различные печатные издания, рекламные извещения, личная переписка, поздравительные открытки, пригласительные билеты, другие подобные им документы, которые непосредственно не связаны с профессиональной деятельностью нотариуса.

В правом нижнем углу первой страницы всех входящих документов проставляется регистрационный штамп (приложение 1 к Инструкции по делопроизводству в государственных нотариальных конторах, форма № 5). Проставление даты поступления документа не является его регистрацией. Подлежащие регистрации документы регистрируются в день поступления. Нерегистрируемые документы, в том числе документы, присланные в адрес общественных организаций, и с пометкой "лично", передаются по назначению.

Документы, подлежащие регистрации, учитываются в журнале входящей корреспонденции (приложение 1 к Инструкции, форма № 1). На каждом из этих документов кроме даты поступления проставляются номер, под которым он зарегистрирован в журнале, и номер дела (наряда), в которое документ будет формироваться (подшиваться).

Заявления о принятии наследства, выдаче свидетельств о праве на наследство, об отказе от наследства, об оплате расходов за счет наследственного имущества, о принятии мер к охране наследственного имущества, претензии кредиторов, сообщения судебных и следственных органов о наложении арестов на недвижимое имущество, если они поступили по почте, регистрируются в журнале входящей корреспонденции и принимаются к исполнению.

В журнале входящей корреспонденции регистрируются предложения, заявления и жалобы граждан, которые после их исполнения подшиваются в дело (наряд), предусмотренное номенклатурой дел нотариальной конторы.

Нотариус, рассмотревший документ, решает вопрос о порядке и сроках его исполнения (документ принимается к производству, корреспонденту дается ответ по

172

существу и т.д.). Документ считается исполненным, когда решены все поставленные в нем вопросы и, если это требуется, дан ответ корреспонденту. На исполненном документе проставляется отметка об исполнении и направлении его в дело (наряд).

В журнале исходящей корреспонденции регистрируются все исходящие документы. На исходящем документе проставляется номер, соответствующий порядковому номеру по журналу исходящей корреспонденции и номеру дела (наряда), в котором будет храниться копия исходящего документа.

Правила нотариального производства регламентируют также составление номенклатуры и формирования дел (нарядов).

Номенклатура дел (нарядов) составляется на основе примерной номенклатуры (приложение 1 к Инструкции по делопроизводству в государственных нотариальных конторах, форма № 6). В номенклатуру должны быть включены все дела (наряды), которые ведутся в нотариальной конторе, а также реестры, книги, журналы. Утверждается номенклатура нотариусом.

Все имеющиеся в нотариальной конторе документы после их исполнения группируются в дела (наряды).

Заявления о принятии наследства, выдаче свидетельства о праве на наследство или об отказе от наследства, об оплате расходов за счет наследственного имущества, о принятии мер к охране наследственного имущества, по которым приняты эти меры, а также претензии кредиторов сразу же формируются в отдельные наследственные дела, каждое дело получает индекс, соответствующий номенклатуре дел (нарядов), затем регистрируется в Книге учета наследственных дел (приложение 1 к Инструкции по делопроизводству в государственных нотариальных конторах, форма № 7) и ему присваивается номер, соответствующий порядковому номеру по этой книге.

В наследственное дело подшиваются все документы, связанные с оформлением наследства по указанному заявлению. В том случае, если наследственное дело не закончено производством в текущем году, оно переходит в следующий год под тем же номером и перерегистрации не подлежит.

В дела (наряды) группируются документы одного делопроизводственного года. Внутри дела (наряда) документы систематизируются в хронологическом порядке,

173

причем документ-ответ должен располагаться после документа-запроса.

Хранение документов в нотариальной конторе и подготовка их к последующему хранению в государственном архиве также осуществляются по определенным правилам.

Нотариальные документы (свидетельства, договоры и другие документы, на основании которых они совершены, а также реестры и книги учета) хранятся в нотариальной конторе в условиях, обеспечивающих их сохранность. Запрещены изъятие и выдача каких-либо документов из дел (нарядов).

В исключительных случаях (по требованию суда, прокуратуры, органов следствия и дознания в связи с находящимися в их производстве уголовными или гражданскими делами) такое изъятие производится с обязательным оставлением заверенной копии изъятого документа, протокола выемки или запроса суда.

Справки о совершенных нотариальных действиях и документы выдаются с соблюдением требований ст. 5 Основ законодательства о нотариате.

По окончании года нотариус подготавливает дела для архивного хранения: уточняется систематизация документов в делах (при необходимости дела переформировываются), оформляет дела (наряды); дела постоянного и долговременного хранения заключаются в твердую обложку, документы перекладываются в хронологическом порядке и прошиваются. Листы дел нумеруются. В конце наряда на отдельном чистом листе делается заве-рительная надпись по установленной форме с указанием числа прошитых и пронумерованных листов, подписью нотариуса, датой.

Составляются описи на дела постоянного хранения. Опись состоит из годовых разделов и представляет собой перечень заголовков дел (нарядов) с включением необходимых сведений об их составе и содержании (приложение 1 к Инструкции по делопроизводству в государственных нотариальных конторах, формы № 9, 10).

Одновременно с подготовкой документов на хранение отбираются документы, подлежащие уничтожению. Отбор документов для уничтожения оформляется специальным актом (приложение 1 к Инструкции по делопроизводству в государственных нотариальных конторах, форма № 11).

174

В случае сложения полномочий нотариусом, занимающимся частной практикой, его архив передается совместным решением органа юстиции и нотариальной палаты другому нотариусу. О передаче архива составляется соответствующий акт, утверждаемый органом юстиции и нотариальной палатой.