3.3. Методика и техника разработки форм носителей учетной информации
Как отмечалось ранее в этом разделе, учреждения и организации, в соответствии с действующей нормативной базы имеют право в случае необходимости разработать собственные формы носителей учетной информации. При этом образованные ее носители должны отвечать определенным требованиям:текстовая часть должна подаваться на украинском языке или в случае перевода ее на иностранном языке быть по логике идентичной оригиналу;
формы, документы и реестры должны отвечать принципам юридической силы и доказовости.
Кроме указанных требований можно назвать ряд условий, которые желательно соблюдать учреждениям и организациям:
для изготовления носителей учетной информации использовать установленные стандартами форматы;
максимально приспособить носителе до обработки их с помощью технических средств организационной техники;
обеспечить логическую стройность набора показателей каждой формы;
оптимально детализировать информацию на ее носителях и разграничить поля основной и дополнительной информации.
Процесс разработки носителей учетной информации можно разделить на рассматриваемые далее этапы:
1. Определение основных характеристик будущей форми.
Этот этап предполагает идентификацию носителя информации по следующим признакам:
направлениям бухгалтерского учета (учет доходов и расходов, учет расчетов, учет денежных средств, учет товарно-материальных ценностей);
характеру и назначению (согласно классификации документов и учетных регистров)
движением носителя учетной информации во времени и пространстве;
исполнителями операций по обработке носителей;
способом отражения хозяйственных операций
количеством экземпляров (согласно потребителей помещенных на носителях информации).
2. Выбор необходимых информационных даних.
Информацию, которую содержит форма будущего документа или реестра, можно разделить на обязательные и дополнительные данные. Обязательные данные, предоставляют соответствующему носителе учетные информации юридической силы и обеспечивают его доказательность, называются реквизитами.
Реквизиты по различным классификационным признакам также разделяют на группы:
1. По степени специализации:
обязательные общие;
общие;
специальни.
2. По назначению:
группировочные;
справочные;
количественные;
вартисни.
К обязательным общих реквизитов в соответствии с Законом Украины «О бухгалтерском учете и финансовой отчетности в Украине» и Положением о документальном обеспечении записей в бухгалтерском учете по первичных документов относятся:
название документа (формы);
дата и место составления;
название предприятия (учреждения), от имени которого составлен документ;
содержание и объемы хозяйственной операции, единица измерения хозяйственной операции;
должности лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции;
должности лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;
личную подпись или другие данные, позволяющие идентифицировать лицо, принимавшее участие в осуществлении хозяйственной операции.
Общие реквизиты учетных регистров должны содержать следующие данные:
название формы;
период регистрации хозяйственной операции;
фамилии и подписи лиц или другие данные, позволяющие идентифицировать лиц, участвовавших в составлении реестрив.
К специальным реквизитов относятся данные, которые непременно должны быть приведены по отдельных хозяйственных операций. Например отношении платежного поручения специальными реквизитами являются код банка, код получателя, код плательщика, подпись банка; отношении заявки на выдачу наличных - номер регистрационного (специального) счета; код бюджетной классификации, период, за который составлен расчетную ведомость, штамп казначея тощо.
Согласно второй классификационным признаком - назначению - образуются, как уже отмечалось, четыре группы реквизитов, содержащие, скажем, следующую информацию:
номенклатурный и инвентарный номера, вид операции, номер счета, код экономической классификации расходов бюджета - группировочные реквизиты;
название организации, номер носителя учетной информации, период, на который выписывается документ или составляется реестр, код функциональной и ведомственной классификации - справочные реквизиты;
единицу, лимит, дату выдачи, норму износа - количественные реквизиты;
единицу, стоимость, износ (в гривнях), сумму платежа - стоимостные реквизити.
Как еще одну классификационный признак принимают степень обработки, выделяя следующие группы:
реквизиты, которые обрабатывают (количество, цена, стоимость, сумма и т.д.);
реквизиты, которые не обрабатывают (подпись, название учреждения).
Дополнительные данные не имеют обязательного характера, а их наличие и объем зависят от задач, которые ставят перед носителем учетной информации розробники.
3. Предварительное проектирование зон размещения информации.
На этом этапе соответствующие группы реквизитов размещают на носители учетной информации, заботясь о выполнении условий-рекомендаций, которые предусматривают:
соответствие внутренний построении технологии учетного процесса (реквизиты, которые заполняет и обрабатывает одно лицо, размещаются рядом)
логическую зависимость (графы реквизитов, между которыми есть арифметическая и логическая зависимость, размещаются рядом)
приспособленность к автоматического способа обработки (последовательность размещения реквизитов должна быть такой, которая предусмотрена для ввода в ПК)
удобство размещения (реквизиты должны быть размещены так, чтобы обеспечивалась удобство записей);
легкость чтения (размер и формат реквизитов должны соответствовать определенным требованиям).
4. Выбор форм размещения реквизитов в зоне.
Этот этап заключается в рассмотрении принципиальных особенностей каждой из форм по конкретному носителя учетной информации. Применяют следующие формы размещения реквизитов:
анкетную - поле носителя информации условно разделяют на две части, при этом левая предназначена для размещения реквизитов, а правая - для записи размещаемых в конкретном реквизите данных и ответов;
зональную - носитель информации делится на зоны горизонтальными и вертикальными линиями;
табличную - поле носителя информации представляет собой таблицу с графами по вертикали и горизонтали
комбинированную - сочетаются два и более перечисленных форм размещения реквизитив.
5. Монтаж формы носителя информации.
Полностью компонуются элементы информации: окончательно формируются группы реквизитов (по поданным только рекомендациями), комплектуются поля зон (с образованных групп реквизитов), а также окончательно формируются поля зон в носители учетной информации.
6. Вычисление общей площади и выбор формату.
На этом этапе есть
определить площадь листа будущего носителя информации;
забрать стандарт бланка.
Чтобы вычислить площадь листа, определяют основные измерения поля носителя информации - длину и ширину. Вычисляя ширину, определяют количество знаков в реквизитах, показателях, дополнительных данных и количество знаков в строке, соответствующей определенному реквизита по заполнению. При этом нужно учитывать, что на каждый знак (буква, цифра, знак препинания, пробел) отводится не менее 3 мм по горизонтали с добавлением к сложившейся строки по 15-20 мм на левом поле и 10 мм на правом поле. Длина, в свою очередь, состоит из суммы произведения количества строк и ширины площади этих строк (для каждой строки отводят от 3 до 10 мм по вертикали в зависимости от условий составления носителя учетной информации и его характера) и дополнительных припусков: 10-15 мм на нижнее , 10 мм - на верхнюю поле.
Определив площадь листа, переходят к выбору стандарта бланка. Заметим, что речь идет не о любой возможный свободный формат, а именно о стандарте. Такой подход объясняется внедрением еще в начале прошлого века унификованих форматов паперу.
Все размеры форматов принятые Международной организацией по стандартизации и закреплены стандартом 216: 1975. «Бумага писчая и некоторые виды печатной продукции. Потребительские форматы ряда А и В ». Согласно положениям указанного стандарта каждом формата бумаги соответствует определенный шифр, состоящий из двух знаков:
буквы (А или В)
цифры (числовой ряд целых чисел от 1 и далее).
Отечественные носители информации в целом и носители учетной информации в частности состоят на бумаге формата А (табл. 3.2).
При этом чаще всего используются форматы А3, А4, А5.
7. Чертежи и дальнейшее редактирование эскиза носителя информации.
Этот этап является предпоследним в процессе разработки форм носителей информации и заключается в иллюстрации всех предыдущих этапов на бумажном листе и корректировке добытого предыдущего варианта разрабатываемого носителя учетной информации.
8. Окончательное оформление.
Принимается и утверждается носитель информации как форма, использоваться в внитришньогосподарському документооборота учреждения или организации.
3.4. Организация обеспечения носителями учетной информации
Одной из составляющих организации обеспечения бухгалтерского учета является указанное направление. Существует несколько источников обеспечения организации или учреждения носителями учетной информации, которые зависят от способов обработки информации.
Способ обработки информации вручну
Централизованное снабжение. По этому варианту учреждения и организации получают бланки от вышестоящей организации (министерства, ведомства) по следующей схеме: учреждения и организации формируют заявку на формы носителей информации и передают в высших учреждений или организаций; указанные учреждения аккумулируют информацию по каждой из подведомственных учреждений и формируют общее централизованное заказ, и передается в типографии предприятия «Бланкоиздата» Госкомстата Украины. Выполненный заказ поступает в высшей учреждения, согласно предварительно сгруппированной информации осуществляет распределение бланкив.
Закупка через сеть магазинов. Этот вариант можно рассматривать как вспомогательный, поскольку в магазины поступают отдельные формы типовых документов: приходные и расходные кассовые ордера, платежные поручения, авансовый отчет и т.д.. То есть потребность в носителях информации может довольствоваться через указанную сеть в ограниченном объеме. Целесообразнее приобретать бланки в специализированных пунктах мелкооптовой торговли предприятий «Бланкоиздата» Госкомстата Украини.
Изготовление типографским способом. Этот вариант предусматривает установление непосредственных связей с типографиями и размещения индивидуальных заказов. Поскольку размер такого заказа независимо от объемов хозяйственной деятельности учреждения будет незначительным по сравнению с централизованным заказом, такой вариант обеспечения носителями, безусловно, уступает варианту централизованного снабжения по экономичности, однако имеет преимущество по мобильнистю.
Изготовление форм носителей учетной информации с помощью имеющихся средств организационной техники, в частности ксерокопировальной. Эффективность такого способа обеспечения бланками документов и реестров зависит от оснащенности учреждения или организации указанными техническими средствами, однако в любом случае, учитывая наличие большого количества форм стандарта А3 и А5 (вспомним, что стандартный лист бумаги имеет формат А4), указанный способ имеет ограниченное використання.
Получения бланков носителей информации через подписные специализированные издания. Это источник поступления касается преимущественно обеспечения формами учетных регистров текущего и итогового учета, поскольку в практику работы бухгалтерских изданий внедрено представление бланков указанных носителей учетной информации в натуральном размере как составляющих инструктивных материалов, которые публикуют такие видання.
Автоматизированный способ обработки информации
Изготовление форм с помощью средств компьютерной техники. При таком варианте учреждение или организация, устанавливая соответствующий пакет программного обеспечения учетного процесса, автоматически получает в свое распоряжение подфункции данной программы, которая формализуется в пунктах главного меню (документы, мемориальные ордера, журналы-ордера, книга «Журнал-Главная», отчетность). Тогда обеспечения носителями учетной информации сводится к традиционному обеспечения средствами компьютерной техники, бумагой соответствующего формата и качества, а также картриджем с номером.
Процесс организации обеспечения учреждения носителями учетной информации заключается прежде всего в планировании и регулировании уровня потребления, сроков изготовления и получения из соответствующего источника. Устанавливая объемы оптимального обеспечения, руководствуются в расчетах средним уровнем потребления носителей информации за прошлые годы с учетом резерва - полугодовой потребности.
| 3.2. Организация носителей учетной информации | 3.5. Организация движения носителей учетной информации |