Работники ООО используют личные автомобили для служебных поездок, и в соответствии с приказом и трудовым договором им перечисляют на зарплатные карты компенсацию на определенную сумму согласно представленному примерному расчету затрат на ГСМ

Работники представляют копии ПТС и доверенностей на управление транспортным средством. Документального подтверждения расходования компенсации (путевых листов) работники не представляют. В обществе для целей налогообложения НДФЛ и страховыми взносами используют нормы, утвержденные Постановлением Правительства РФ от 08.02.2002 N 92, правомерность чего подтверждало и Письмо Минфина России от 03.12.2009 N 03-04-06-02/87. В Письме Минфина России от 24.03.2010 N 03-04-06/6-47 позиция коренным образом поменялась. Причем в Письме Минфина России от 21.09.2011 N 03-04-06/6-228 указано, что если работник управляет транспортным средством по доверенности, то оно не является личным имуществом и компенсация за его использование подлежит обложению НДФЛ в общем порядке.

Как облагается НДФЛ и страховыми взносами компенсация за использование личных автомобилей в служебных целях?

Ответ: На наш взгляд, компенсация за использование работником личного автомобиля в интересах работодателя при выполнении своих трудовых обязанностей не подлежит обложению НДФЛ и страховыми взносами в полной сумме, установленной сторонами трудового договора, в том числе в случае, если работник владеет данным имуществом на основании доверенности.

Однако, учитывая неоднозначную позицию контролирующих органов по данному вопросу, нельзя исключить риск возникновения претензии налоговых органов в случае, если для служебных целей работник использует автомобиль, которым владеет на основании доверенности, а не на праве собственности.

Для снижения риска возникновения претензий со стороны налоговых органов рекомендуем обществу составлять ежемесячные отчеты, утвержденные руководителем общества или уполномоченным лицом, исходя из которых будет наглядно видно, что работник использовал личный автомобиль в служебных целях (с указанием дат, целей служебных поездок, маршрута, примерного расхода ГСМ, подписей работников).

Обоснование: Согласно ст. 188 Трудового кодекса РФ при использовании работником с согласия или ведома работодателя и в его интересах личного имущества работнику выплачивается компенсация за использование, износ (амортизацию) инструмента, личного транспорта, оборудования и других технических средств и материалов, принадлежащих работнику, а также возмещаются расходы, связанные с их использованием. Размер возмещения расходов определяется соглашением сторон трудового договора, выраженным в письменной форме.

Данной нормой ТК РФ не определено, на каком основании работнику должно принадлежать имущество, используемое им для выполнения трудовой функции, а лишь сказано, что это имущество должно быть личным.

При этом выплата компенсации не ставится в зависимость от того, использует ли работник в служебных целях автомобиль, принадлежащий ему на праве собственности или на основании какого-либо иного права.

Нормы трудового и гражданского законодательства не разъясняют, что именно в данном случае подразумевается под понятием "личное имущество".

В соответствии с п. 1 ст. 185 Гражданского кодекса РФ доверенностью признается письменное уполномочие, выдаваемое одним лицом другому лицу для представительства перед третьими лицами. На основании данной нормы доверенность может быть признана в качестве законного основания владения транспортным средством.

Данный вывод поддерживают и суды (см., например, Решение Верховного Суда РФ от 04.06.2007 N ГКПИ07-372). Кроме того, Федеральный закон от 25.04.2002 N 40-ФЗ "Об обязательном страховании гражданской ответственности владельцев транспортных средств" признает лицо, управляющее транспортным средством по доверенности, владельцем транспортного средства.

По нашему мнению, под личным транспортом следует понимать транспорт, управляемый (используемый) работником лично.

Указанный вывод следует, например, из Писем МНС России от 02.06.2004 N 04-2-06/419@ и Минфина России от 16.05.2005 N 03-03-01-02/140. Как полагают МНС России и Минфин России, работнику, использующему личный легковой автомобиль для служебных поездок на основании доверенности собственника автомобиля, компенсация по ст. 188 ТК РФ за использование личного транспорта выплачивается в установленном порядке.

Позиция, при которой под личным транспортом понимается транспорт, принадлежащий на праве собственности, не нашла подтверждения ни в нормативных актах, ни в судебной практике.

При этом согласно позиции Минфина России, отраженной в Письме от 16.05.2005 N 03-03-01-02/140, при выплате компенсаций необходимо учитывать следующее:

- основанием для произведения компенсационных выплат является приказ руководителя предприятия, в котором указаны размеры компенсации (в зависимости от интенсивности использования), а также документы, подтверждающие наличие у работника личного автомобиля, в частности копия технического паспорта личного автомобиля (если работник управляет по доверенности - соответствующие документы);

- выплата компенсаций производится работнику в случаях, когда его личный автомобиль используется в процессе производственной (служебной) деятельности, связанной с постоянными служебными разъездами в соответствии с должностными обязанностями.

Условия выплаты компенсации работникам за использование ими личных легковых автомобилей для служебных поездок установлены Минфином России в Письме от 21.07.1992 N 57 "Об условиях выплаты компенсации работникам за использование ими личных легковых автомобилей для служебных поездок" (далее - Письмо Минфина России N 57). В частности, в п. 4 Письма Минфина России N 57 указано, что работнику, использующему личный легковой автомобиль для служебных поездок по доверенности собственника автомобиля, компенсация выплачивается в порядке, установленном данным Письмом, то есть так же, как если бы автомобиль принадлежал работнику на праве собственности.

Таким образом, полагаем, что автомобиль, которым работник владеет по доверенности, нужно рассматривать как личное имущество работника.

Вместе с тем, учитывая, что в последних разъяснениях, в том числе в Письме от 21.09.2011 N 03-04-06/6-228, финансовое ведомство поменяло свою позицию в отношении расходов на выплату компенсации работникам за использование транспортных средств, управляемых по доверенности, в настоящее время существует риск предъявления претензий контролирующими органами. Вместе с тем вероятность положительного решения спора в суде оценивается нами как высокая.

НДФЛ

В соответствии с п. 3 ст. 217 Налогового кодекса РФ освобождаются от обложения НДФЛ все виды установленных действующим законодательством РФ, законодательными актами субъектов Российской Федерации, решениями представительных органов местного самоуправления компенсационных выплат (в пределах норм, установленных в соответствии с законодательством РФ), в том числе связанных с возмещением расходов работнику.

Ранее контролирующие органы утверждали, что в случае использования личного автомобиля в служебных целях не облагается НДФЛ сумма компенсации, выплачиваемая работнику в пределах норм, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 08.02.2002 N 92. А с компенсации, превышающей такие нормы, необходимо удержать НДФЛ в установленном порядке (Письма Минфина России от 03.12.2009 N 03-04-06-02/87 (п. 1), от 26.03.2007 N 03-04-06-01/84, УФНС России по г. Москве от 21.01.2008 N 28-11/4115).

Некоторые суды поддерживали позицию налоговых органов (Постановления ФАС Поволжского округа от 24.11.2006 N А65-5032/06-СА2-34, ФАС Дальневосточного округа от 20.04.2005 N Ф03-А73/05-2/461).

Однако такой подход не был обоснован. Так как предельные нормы расходов, предусмотренные названным Постановлением Правительства РФ от 08.02.2002 N 92, установлены в целях исчисления налога на прибыль, они не могут быть использованы для целей исчисления других налогов. Следовательно, выплачиваемая работникам компенсация за использование личного автомобиля для целей исчисления НДФЛ никакими нормами не ограничена. Такой вывод сделал Президиум ВАС РФ в Постановлении от 30.01.2007 N 10627/06.

Мнения ВАС РФ придерживаются и нижестоящие суды (Постановления ФАС Западно-Сибирского округа от 19.03.2008 N Ф04-2044/2008(2440-А46-34), ФАС Уральского округа от 18.03.2008 N Ф09-511/08-С2, ФАС Поволжского округа от 19.08.2008 N А06-6865/07).

На данный момент Минфин России в своих разъяснениях также придерживается позиции ВАС РФ, исходя из которой компенсация за использование работником личного автомобиля в интересах работодателя при выполнении своих трудовых обязанностей не подлежит обложению НДФЛ в полной сумме, установленной сторонами трудового договора.

При этом финансовое ведомство отмечает, что для этого в организации должны быть расчеты таких компенсаций, а также документы, подтверждающие принадлежность имущества работнику, использование имущества в служебных целях и суммы понесенных физическим лицом расходов (Письма Минфина России от 31.12.2010 N 03-04-06/6-327, от 20.05.2010 N 03-04-06/6-98, от 24.03.2010 N 03-04-06/6-47).

В перечисленных разъяснениях контролирующих органов отсутствовали указания на тот факт, что имущество должно принадлежать работнику на праве собственности для применения норм п. 3 ст. 217 НК РФ.

Таким образом, на наш взгляд, компенсация за использование работником личного автомобиля в интересах работодателя при выполнении своих трудовых обязанностей не подлежит обложению НДФЛ в полной сумме, установленной сторонами трудового договора, в соответствии с п. 3 ст. 217 НК РФ, в том числе в случае, если работник владеет данным имуществом на основании доверенности.

При этом, учитывая неоднозначную позицию контролирующих органов по данному вопросу, нельзя исключить риск возникновения претензий налоговых органов в случае, если для служебных целей работник использует автомобиль, которым владеет на основании доверенности, а не на праве собственности.

Страховые взносы

Согласно пп. "и" п. 2 ч. 1 ст. 9 Федерального закона от 24.07.2009 N 212-ФЗ "О страховых взносах в Пенсионный фонд Российской Федерации, Фонд социального страхования Российской Федерации, Федеральный фонд обязательного медицинского страхования" (далее - Закон N 212-ФЗ) не подлежат обложению страховыми взносами все виды установленных законодательством Российской Федерации, законодательными актами субъектов Российской Федерации, решениями представительных органов местного самоуправления компенсационных выплат (в пределах норм, установленных в соответствии с законодательством Российской Федерации), связанных в том числе с выполнением физическим лицом трудовых обязанностей.

Поскольку обязанность выплачивать компенсацию за использование личного имущества в служебных целях установлена трудовым законодательством (ст. 188 ТК РФ), на нее не нужно начислять страховые взносы на обязательное социальное страхование (п. 2 ч. 1, пп. "и" п. 2 ч. 1 ст. 9 Закона N 212-ФЗ).

Как было указано выше, предельные нормы расходов, предусмотренные Постановлением Правительства РФ от 08.02.2002 N 92, установлены в целях исчисления налога на прибыль, поэтому они не могут быть использованы для целей исчисления других налогов.

Конкретный размер компенсации за использование личного имущества определяется соглашением между работником и работодателем (ст. 188 ТК РФ). Таким образом, компенсация не облагается страховыми взносами в размере, предусмотренном в соглашении (Письма Минздравсоцразвития России от 26.05.2010 N 1343-19, ПФР от 29.09.2010 N 30-21/10260 (п. 2)).

При этом использование личного имущества в служебных целях должно быть обусловлено должностными обязанностями работника, характером его работы или подтверждено служебными заданиями. На это указывает и Минздравсоцразвития России (Письма от 06.08.2010 N 2538-19 (п. 3), от 26.05.2010 N 1343-19).

Исходя из разъяснений контролирующих органов, изложенных в Письме Минздравсоцразвития России от 06.08.2010 N 2538-19 (п. 3), организация должна располагать копиями документов, подтверждающими как право собственности работника на используемое имущество, так и расходы, понесенные им при использовании данного имущества в рабочих целях.

Однако, как указывалось выше, согласно нормам ст. 188 ТК РФ выплата компенсации не ставится в зависимость от того, использует работник в служебных целях автомобиль, принадлежащий ему на праве собственности или на основании какого-либо иного права.

Таким образом, на наш взгляд, компенсация за использование работником личного автомобиля в интересах работодателя при выполнении своих трудовых обязанностей не подлежит обложению страховыми взносами в полной сумме, установленной сторонами трудового договора, в соответствии с пп. "и" п. 2 ч. 1 ст. 9 Закона N 212-ФЗ, в том числе в случае, если работник владеет данным имуществом на основании доверенности.

Однако, учитывая неоднозначную позицию контролирующих органов по данному вопросу, нельзя исключить риск возникновения претензий налоговых органов в случае, если для служебных целей работник использует автомобиль, которым владеет на основании доверенности, а не на праве собственности.

При этом обществу необходимо учитывать, что для освобождения от обложения НДФЛ и страховыми взносами выплаченных компенсаций работникам, использующим личные автомобили в служебных целях, а также для принятия данных расходов в целях исчисления налога на прибыль (в пределах установленных норм) у общества должны быть расчеты таких компенсаций, а также документы, подтверждающие принадлежность имущества работнику, использование имущества в служебных целях и суммы понесенных физическим лицом расходов.

Документами, подтверждающими принадлежность имущества работнику, в данном случае будут служить копии ПТС и доверенности.

Документами, подтверждающими факт использования имущества в служебных целях и суммы понесенных физическим лицом расходов, будут служить приказ руководителя о выплате компенсации, трудовой договор и примерный расчет затрат на ГСМ. При этом примерный расчет затрат на ГСМ должен быть указан в трудовом договоре как основание для расчета размера компенсации, в противном случае можно сказать, что порядок расчета размера компенсации не установлен.

Кроме того, для снижения риска возникновения претензий со стороны налоговых органов рекомендуем обществу составлять ежемесячные отчеты, утвержденные руководителем общества или уполномоченным лицом, исходя из которых будет наглядно видно, что работник использовал личный автомобиль в служебных целях (с указанием дат, целей служебных поездок, маршрута, примерного расхода ГСМ, подписей работников).

Л. Н.Мисникович

ЗАО "МСАй ФДП-Аваль"

20.04.2012