Тема 8. Систематизация и хранение документов кадровой службы

К оглавлению 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16
17

Особенности хранения документации кадровой службы

Любые дела, папки с документами, картотеки, машиночитаемые

документы, учетные журналы и книги учета хранятся в кадровой службе

в рабочее и нерабочее время в металлических постоянно запертых шка-

фах. У каждого работника должен быть свой шкаф для хранения закреп-

ленных за ним массивов документов. Трудовые книжки хранятся в сей-

фе руководителя кадровой службы, там же хранятся печати, штампы,

бланки документов, ключи от рабочих шкафов работников.

Работникам не разрешается при любом по продолжительности

выходе из помещения оставлять какие-либо документы или служебные

записи на рабочем столе, работающий компьютер. В конце рабочего дня

сотрудник службы помещает все рабочие массивы документов в метал-

лический шкаф, запирает его и опечатывает личной печатью. Ключи от

шкафов сдаются работниками руководителю кадровой службы под рос-

пись в соответствующем журнале.

Категорически запрещается оставлять на рабочем столе в нерабо-

чее время картотеки и другие материалы. Следует также проверить урну

для бумаг и убедиться в отсутствии там листов бумаги, которые могут

представлять интерес для постороннего лица. Черновики и редакции до-

кументов, испорченные бланки, листы со служебными записями в конце

рабочего дня уничтожаются в специальной бумагорезальной машине.

Уничтожение производится двумя работниками службы. Компьютеры в

конце рабочего дня блокируются и отключаются от сети.

Размещение и организация работы кадровой службы

Кадровая служба организации должна иметь минимально три

смежных помещения: комнату для работников службы, кабинет руково-

дителя службы и помещение, в котором размещаются шкафы и сейфы

для документов, дел и картотек. Вход в кадровую службу может быть

только один.

Для ожидающих приема посетителей целесообразно выделить

дополнительное помещение за пределами основных помещений службы.

Помещение для размещения шкафов может не иметь окон и оборудуется

эффективными техническими средствами пожаротушения. Помещения,

шкафы с документацией кадровой службы и компьютеры обеспечива-

ются охранной сигнализацией. Входная дверь кадровой службы должна

быть двойной металлической, окна защищаются решетками. Если кад-

ровая служба использует в работе компьютеры, то помещения службы

должны быть оборудованы средствами защиты от технической разведки.

По окончании рабочего дня все двери (в том числе внутренние)

запираются на надежные замки и опечатываются личной печатью руководителя кадровой службы. Электропитание помещений кадровой служ-

бы отключается на центральном щите в помещении охраны организа-

ции. Ключи от дверей в опечатанном руководителем службы пенале

сдаются работнику охраны под роспись в специальном журнале. Оттиск

печати обычно делается на пластилине, в специальной выемке, чтобы

печать невозможно было снять и восстановить.

Одновременно включается и проверяется надежность средств

охранной сигнализации. Сдача под охрану и вскрытие помещений кад-

ровой службы разрешаются только ее руководителю, а в исключитель-

ных случаях - заместителю первого руководителя, отвечающему за ра-

боту с персоналом. Перед вскрытием проверяются сохранность и номера

печатей, целостность замков и контрольного шнурка (нити). При обна-

ружении каких-либо попыток проникновения в помещение оно не

вскрывается. Составляется акт о выявленной попытке, одновременно об

этом факте докладывается лично первому руководителю фирмы и руко-

водителю службы охраны. Дальнейшие действия санкционируются пер-

вым руководителем.

Вскрытие рабочих шкафов в отсутствие работника, отвечаю-

щего за хранящуюся там документацию, допускается руководителем

кадровой службы в присутствии двух работников этой службы. О

вскрытии составляется акт с обоснованием причины вскрытия. Акт под-

писывается указанными лицами. После выполнения необходимых дей-

ствий шкаф запирается и опечатывается печатью руководителя кадровой

службы. При явке на рабочее место сотрудника, отвечающего за храня-

щуюся в шкафу документацию, им производится проверка наличия до-

кументов, дел и других материалов. Уборка помещения службы осуще-

ствляется под наблюдением руководителя кадровой службы.

При пожарах, авариях водопроводной и тепловой сети доку-

ментация кадровой службы должна быть эвакуирована в безопасное ме-

сто и обеспечена ее охрана. В условиях возникновения сложных экс-

тремальных ситуаций (стихийных бедствий, военных действий, терро-

ристических актов и других подобных событий) и отсутствия возможно-

сти эвакуировать чистые бланки трудовых книжек и вкладышей они

уничтожаются по акту путем сожжения.

В этих ye условиях трудовые книжки работников могут быть вы-

даны им под роспись в книге учета движения трудовых книжек и вкла-

дышей к ним. Вся остальная кадровая документация должна быть эва-

куирована в первую очередь или уничтожена (кроме дел с под-

линниками приказов по личному составу и книги учета движения трудо-

вых книжек и вкладышей к ним). Для эвакуации документов в кадровой

службе постоянно должна находиться необходимая надежная тара (не-

промокаемые мешки, контейнеры, чемоданы). За кадровой службой за-

ранее должна быть закреплена грузовая автомашина.

Регламентирующие документы кадровой службы

Организационные и технологические аспекты защиты персональ-

ных данных в кадровой службе могут найти отражение в двух регламен-

тирующих документах организации.

Во-первых, должно быть разработано положение о персональ-

ных данных работников организации, в котором целесообразно четко

определить конкретные обязанности руководителей и сотрудников в

части использования этих данных в служебных целях. Функциональные

обязанности этих лиц следует связать с составом передаваемых им пер-

сональных данных. Пользование другими данными им не разрешается.

Положение должно содержать схему распределения доступа к персо-

нальным данным, состав должностных лиц, дающих разрешение на оз-

накомление с ними и несущих за это ответственность.

Положением должна быть определена форма обязательства ука-

занных лиц за сохранность персональных данных и их конфиденциаль-

ность. Одновременно регламентируете» порядок ознакомления работни-

ков организации со своими персональными данными, документами и

учетными формами, в которых эти данные фиксируются, порядок взаи-

моотношений __________кадровой службы и работника по поводу сбора, докумен-

тирования, использования, актуализации, уничтожения и хранения его

персональных данных.

Во-вторых, должна быть составлена инструкция, отражающая

этапы, процедуры и методы применяемой традиционной или авто-

матизированной технологии обработки и хранения персональных

данных, методы и средства документирования этих данных и фор-

мирования баз данных, содержащих эти сведения.

В частности, в инструкции следует закрепить технологическую

цепочку составления и, оформления приказов и иных кадровых доку-

ментов, технологические процедуры и операции их хранения, регламен-

тировать порядок формирования, ведения и хранения личных дел работ-

ников, ведения и хранения трудовых книжек работников. Следует тща-

тельно определить условия включения документов в личные дела, пра-

вила ведения описи документов личного дела, изъятия документов из

личного дела, выдачи документов на рабочие места руководителей, про-

верки сохранности личных дел и документов личного дела.

Особое внимание в инструкции следует обратить на организа-

цию и документирование процедур тестирования и анкетирования

кандидатов на должность и работников, проведения собеседований

и аттестации, порядка ознакомления этих лиц с материалами пси-

хологического отбора.

В инструкции должна быть определена технология формирования

и ведения традиционных или автоматизированных справочно-

информационных систем (картотек, журналов, баз данных), обеспечи-

вающих поисковые, учетные и отчетные функции при работе сотрудников кадровой службы с персональными данными работников. Установ-

лено, в какие документы и учетные формы следует ввести необходимые

зоны и графы для отражения факта ознакомления работников со своими

персональными данными..

В соответствии с разработанным положением и инструкцией

должна быть построена практическая работа руководителей организа-

ции, сотрудников кадровой и иных служб, использующих в работе пер-

сональные данные работников.

Работа с посетителями в кадровой службе

Говоря о технологии защиты информации в кадровой службе, не-

обходимо учитывать, что помимо операций с документами работники

отдела кадров значительную часть времени тратят на прием посетите-

лей. Этот вид работы также должен быть строго регламентирован, так

как посетители могут представлять определенную угрозу информацион-

ной безопасности кадровой службы и физической безопасности ее ра-

ботников. Важно, чтобы прием посетителей осуществлялся только в те

часы, которые ежедневно выделяются для этой цели. В другое время в

помещении кадровой службы не могут находиться посторонние лица, в

том числе работники организации.

Целесообразно, чтобы приемные часы были разными для работни-

ков организации и лиц, не входящих в эту категорию. Подобное разгра-

ничение необходимо ввиду того, что в числе последней группы лиц мо-

жет быть злоумышленник, который будет слышать переговоры работни-

ков организации, сможет познакомиться с работниками, получить ин-

формацию о их привычках, чертах характера, что в последующем может

стать основой для формирования канала несанкционированного доступа

к ценной информации.

Прием посетителей должен быть организован таким образом,

чтобы в помещении службы не было лиц, ожидающих приема. Не

должны возникать так называемые «живые очереди». Лица, ожидающие

приема, всегда подсознательно или умышленно прослушивают перего-

воры работника кадровой службы и посетителя. Злоумышленник может

эти переговоры записывать с помощью диктофона или миниатюрной

видеокамеры.

В часы приема посетителей работники службы не должны выпол-

нять функции, не связанные с приемом, вести служебные и личные пе-

реговоры по телефону. На столе работника, ведущего прием, не должно

быть никаких документов, кроме тех, которые касаются данного посети-

теля.

Ответы на вопросы даются только лично тому лицу, которого

они касаются. При выдаче справки с места работы необходимо удосто-

вериться в личности работника, которому эта справка выдается. Не раз-

решается выдавать ее родственникам или сослуживцам лица, которому требуется справка. Справка выдается на основании учетной карточ-

ки № Т-2, а не пропуска, так как работник при увольнении мог не сдать

пропуск или удостоверение. Заполненный бланк справки подписывается

руководителем кадровой службы. Передает справку на подпись работ-

ник службы, а не посетитель. Одновременно руководитель службы ста-

вит на справке печать. За получение справки работник организации рас-

писывается в журнале учета выдачи справок.

Не допускается отвечать на вопросы, связанные с передачей

персональной информации, по телефону или факсу. Ответы на пра-

вомерные письменные запросы других учреждений и организаций дают-

ся с разрешения первого руководителя организации и только в письмен-

ной форме и том объеме, который позволяет не разглашать излишний

объем персональных сведений. По возможности персональные данные

обезличиваются.

В помещении кадровой службы в часы приема посторонних

лиц может находиться работник службы безопасности организации.

Целесообразно также наличие сигнализации, оповещающей работников

этой службы о необходимости немедленно вмешаться в сложившуюся

ситуацию. На столе работника кадровой службы не должно быть тяже-

лых предметов: подставок под календарь, пепельниц и т.п.

В целях удобного доступа посетителей в кадровую службу поме-

щения службы должны располагаться на первом этаже, поблизости

от входа в здание. В часы приема лиц, не являющихся работниками ор-

ганизации, вход в отдел должен быть свободным для всех желающих.

Проход посторонних лиц в помещение отдела контролируется сотруд-

ником службы безопасности: посетитель идентифицируется по паспорту

или служебному удостоверению, при необходимости посетителя прово-

жают. Бесконтрольное нахождение посторонних лиц в здании организа-

ции не допускается. Проход посторонних лиц на другие этажи здания и

помещения может быть блокирован охраной организации.