3. Функции процессно-организационного управления

Функции процессно-организационного управления в органах безопасно­сти представляют собой действия руководителей, позволяющие иметь в наличии организационно-ресурсные условия для успешного осуществления исполнителями (организационными звеньями) процессов служебной дея­тельности.

Основными разновидностями функций процессно-организационного управления являются:

1) подготовка планов служебной деятельности;

2) проведение контроля служебной деятельности;

3) подведение итогов служебной деятельности.

Подготовка планов служебной деятельности (планирование) — это управленческая функция, цели которой состоят в том, чтобы своевременно создавать организационно-нормативные условия — модели процессов предстоящей деятельности исполнителей.

При этом необходимо учитывать, что планирование процессов дея­тельности является не самоцелью, а способом, в той или иной мере гаран­тирующим успешность будущей деятельности. К тому же «планы — не догмы, но только руководства к действиям».

В зависимости от объекта можно, в свою очередь, выделить следую­щие разновидности данной деятельности: общее (организационное), специ­альное (базовое) и частное (индивидуальное) планирование.

Объект общего планирования — процессы практического выполнения t различными исполнителями прежде всего организационных мероприятий в Течение определенного календарного периода.

В зависимости от длительности этого периода разрабатываются сле­дующие разновидности планов: а) краткосрочные планы (например, полу­годовые); б) среднесрочные планы (например, годовые); в) долгосрочные планы (например, пятилетние).

Объект специального планирования — процессы практического вы­полнения различными исполнителями прежде всего базовых профессио­нальных мероприятий в интересах разрешения возникших (возникающих) конкретных проблем. Эти процессы заранее не ограничиваются каким-либо Календарным периодом.

В зависимости от повторяемости (неповторяемости) этих проблем раз­рабатываются следующие разновидности планов: а) планы многократного Использования (ситуационные); б) планы однократного (разового) исполь-[зования

51

Планы многократного использования подготавливаются на случай возникновения сложных обстоятельств (например, разведывательных акций иностранных дипломатов-разведчиков), чрезвычайных обстоятельств (на­пример, террористических акций, крупных аварий на различных производ­ствах, крушений на транспорте), а также особых условий (например, воен­ных действий)

Планы однократного использования создаются как в интересах выпол­нения новых законов, правительственных директив, ведомственных норма­тивных актов, так и в интересах разрешения отдельных служебных проблем (например, в связи с получением отдельных сигналов).

Объект частного планирования (самопланирования) — процессы прак­тического выполнения собственных разнообразных мероприятий в течение определенного периода

Самопланирование, как правило, рассматривается в качестве элемента научной организации индивидуального труда.

Результатами планирования являются организационно-нормативные модели — планы процессов предстоящей деятельности исполнителей. В тех либо иных организационных звеньях такие планы, имея различное содержа­ние, могут создаваться в описательной, табличной и графической формах

Для описательных планов характерно изложение основного содержа­ния (текстов) в форме письменной речи. Такие тексты состоят из несколь­ких частей.

В преамбуле (вводной части) приводятся результаты анализа служеб­ной обстановки в сфере будущей деятельности исполнителей. На этой ос­нове определяются проблемы, которые необходимо разрешить в течение предстоящего планового периода, а затем — основные цели предстоящей деятельности.

В основной части фиксируются все мероприятия, которые необходимо выполнить для успешного достижения плановых целей в предстоящий пе­риод. Порядок фиксирования мероприятий (в зависимости от их важности или сложности) может быть хронологическим либо логическим. В сложных планах все мероприятия для достижения отдельных целей обычно объеди­няют в самостоятельные разделы.

Табличные планы характеризуются тем, что их основное содержание излагается в табличной форме. При этом в таблицах, как правило, фикси­руются следующие элементы содержания: цели, мероприятия, ответствен­ные исполнители, сроки реализации мероприятий.

Отличительная особенность графических планов состоит в том, что их основное содержание полностью или частично фиксируется в графической форме. Практически обычно используются два вида графиков: ленточные (графики Г Ганта) и сетевые.

Ленточные графики позволяют отражать порядок выполнения и дли­тельность во времени (начало — окончание) тех или иных мероприятий

Сетевые графики (стрелочные логические диаграммы) целиком мо­делируют процессы предстоящей деятельности тех или иных исполни-

52

телей. Для этого комплексы планируемых мероприятий расчленяются на отдельные четко определенные действия, результаты завершения кото­рых четко и однозначно формулируются. Каждое из таких действий отображается направленной линией — стрелкой, а его результат — ка­кой-либо геометрической фигурой (например, кружком, квадратом, тре­угольником) с последовательной нумерацией. Совокупности всех гео­метрических фигур и стрелок образуют сети. Такие сети наглядно отражают продолжительность отдельных действий, их последователь­ность, а также взаимосвязи между всеми действиями и их результатами.

Построение сетевых графиков требует от руководителей знания не­которых правил.

Иначе говоря, результатами планирования являются планы процес­сов будущей деятельности исполнителей. 1) приобретающие после ут­верждения соответствующими руководителями обязательный для вы­полнения характер; 2) своевременно доведенные (в частях, их касающихся) до сведения соответствующих исполнителей; 3) осознанно принятые (в частях, их касающихся) к выполнению соответствующими исполнителями.

Качество таких результатов во многом определяет возможности дос­тижения исполнителями успехов в процессах предстоящей деятельности

Проведение контроля служебной деятельности (контролирование) — это управленческая функция, цели которой состоят в подтверждении каче­ства и в корректировании (при необходимости) реализуемых исполнителя­ми планов деятельности либо выполняемых ими служебных действий.

При этом следует иметь в виду, что контролирование процессов дея­тельности, как отмечают специалисты, всегда имеет «последующий» харак­тер. В принципе контролировать можно только те действия, которые прак­тически уже выполнены исполнителями частично либо полностью.

Некоторые руководители оценивают контролирование как деятель­ность, целиком направленную (ориентированную) в прошлое. Но ведь в прошлом уже ничего не исправить В то же время можно учитывать прошлые, лучше всего частичные, результаты для подготовки относи­тельно своевременных корректирующих действий на будущее.

В этой связи возникла концепция так называемого опережающего контролирования процессов деятельности, основная идея которого за­ключается в том, что корректирующие действия должны предвосхищать (опережать) получение нежелательных результатов (наступление неже­лательных последствий) в процессах служебной деятельности исполни­телей'.

Практически это можно реализовать только путем систематическо­го прогнозирования состояния условий (внешних и внутренних) в про-

' См Кунц Г О Доннел С Управление Системный и ситуационный анализ управленческих функ­ций Пер сангл —М, 1981 —Т 2 —С 375—383

53

цессах деятельности тех или иных исполнителей в ближайшем или отда­ленном будущем.

В зависимости от объекта можно, в свою очередь, выделить сле­дующие разновидности данной деятельности: общее, специальное и частное контролирование.

Объект общего контролирования — качество реализуемых общих планов и действий исполнителей данных планов. Например, проверяется, правильно ли были определены основные цели реализуемой деятельности, основные мероприятия, необходимые для достижения установленных целей, исполнители основных мероприятий; правильно ли они действуют и т.д. При необходимости вносятся соответствующие коррективы.

Объект специального контролирования — качество реализуемых специальных планов и действий исполнителей данных планов. Напри­мер, проверяется, правильно ли были определены основные цели про­фессиональной деятельности исполнителей; правильно ли были разрабо­таны и сформулированы различные мероприятия для достижения каждой из основных целей; правильно ли подобраны ответственные исполнители и рассчитаны сроки выполнения всех мероприятий; пра­вильно ли действуют исполнители, выполняя порученные им плановые задания, какие допускают при этом ошибки, какие используют при этом новшества и т.д. При необходимости в планы деятельности и в действия исполнителей вносятся соответствующие коррективы.

Объект частного контролирования (самоконтролирования) — качество реализуемых индивидуальных планов и собственных действий в интересах исполнения данных планов. Например, проверяется, какие были допущены ошибки в планах или в собственных действиях в ходе их выполнения. При необходимости вносятся соответствующие коррективы.

Самоконтролирование рассматривается, как правило, в качестве одного из элементов научной организации индивидуального труда.

Результатами контролирования являются откорректированные пла­ны деятельности и действия исполнителей, а также предложения о со­вершенствовании других регламентирующих решений.

Иначе говоря, такими результатами являются откорректированные (качественно улучшенные) в соответствии с реально существующими и предполагаемыми внешними и внутренними обстоятельствами: 1) орга­низационно-нормативные условия — модели процессов выполняемой деятельности и 2) подготовка, заинтересованность, ресурсообеспечен-ность тех или иных исполнителей к процессам выполняемой деятельно­сти; а также 3) предложения о совершенствовании других решений, рег­ламентирующих проверяемые процессы.

Качество таких результатов во многом определяет возможности достижения исполнителями успехов в процессах выполняемой деятель­ности.

Подведение итогов служебной деятельности (подытоживание) — это управленческая функция, цели которой заключаются в определении

54

успешности оцениваемых процессов служебной деятельности исполни­телей, выявлении типичных недостатков и полезных в будущем нов­шеств.

При этом необходимо учитывать, что подытоживание процессов деятельности, как отмечают специалисты, всегда имеет большое воспи­тательное и стимулирующее значение для всех исполнителей.

Некоторые руководители подводят итоги только в тех случаях, если в процессах завершенной деятельности имеются те или иные недостат­ки: не все цели были успешно достигнуты, многие мероприятия были выполнены с большими затратами тех или иных ресурсов, действия многих исполнителей сопровождались серьезными ошибками и т.д.

Передовая же практика свидетельствует, что подводить итоги про­цессов выполненной деятельности необходимо всегда, в любых ситуа­циях, за исключением экстремальных.

В зависимости от объекта можно, в свою очередь, выделить не­сколько разновидностей данной деятельности: общее, специальное и частное подытоживание.

Объект общего подытоживания — эффективность процессов прак­тического выполнения исполнителями общих планов, типичные недос­татки и полезные новшества.

Объект специального подытоживания — эффективность процессов практического выполнения исполнителями специальных планов, типич­ные недостатки и полезные новшества.

Объект частного подытоживания (самооценивания) — эффектив­ность процессов практического выполнения индивидуальных планов, ;. типичные недостатки и полезные новшества.

Самооценивание рассматривается обычно в качестве одного из эле­ментов научной организации индивидуального труда.

Результатами подведения итогов являются выявленные руководи-'•• телями успешность процессов служебной деятельности, завершенной '! исполнителями, типичные недостатки последних и полезные для буду-[ щих действий исполнителей новшества.

?     Иначе говоря, такими результатами являются оцененные: 1) эффек-|' тивность завершенных исполнителями процессов служебной деятельно­сти, в том числе степень их удовлетворенности от реализованных меро­приятий и полученных при этом результатах; 2) отрицательный профессиональный опыт плановой служебной деятельности исполните­лей, причины его возникновения и существования, условия, препятст­вующие его появлению в будущем; 3) положительный профессиональный опыт плановой служебной деятельности исполнителей и возможности его использования в будущем в тех или иных конкретных обстоятельствах.

Качество таких результатов во многом определяет возможности достижения исполнителями успехов в процессах будущей деятельности.

55

Функции процессно-организационного управления практически выполняются всеми руководителями различных организационных звеньев.

В централизованных органах безопасности порядок реализации данных функций также в определенной степени регламентирован.

Вопросы для самоконтроля

/ Что является, по Вашему мнению, самым важным и сложным для руково­дителей различных организационных звеньев в ходе осуществления администра­тивно-организационных функций управления в органах безопасности7

2 Что является, на Ваш взгляд, самым важным и сложным для руководите­лей различных организационных звеньев в ходе реализации кадрово-ресурсных функ­ций управления в органах безопасности7

3 Что является, по Вашему мнению, самым важным и сложным для руково­дителей различных организационных звеньев в ходе выполнения процессно-организационных функций управления в органах безопасности7