ИНФОРМАЦИОННО-УПРАВЛЯЮЩИE СИСТЕМЫ

Информационно-управляющие системы (ИУС) предназначены для сбора, обработки и выдачи руководителям информации, необ­ходимой для принятия управленческих решений и контроля их вы­полнения. Информационно-управляющая система — это постоянно действующая система взаимосвязи людей, технических средств и ме­тодических приемов, предназначенная для сбора, классификации, анализа, оценки и распространения актуальной, своевременной и точной информации для использования ее распорядителями с це­лью совершенствования планирования, претворения в жизнь и кон­троля мероприятий, осуществляемых организацией.

ИУС обычно включает следующие подсистемы: внутренней от­четности, сбора внешней информации, анализа информации.

Такая система должна выдавать информацию о прошлом, на­стоящем и предполагаемом будущем, отслеживать все существен­ные события внутри организации и вне ее. Общей целью ИУС явля­ется обеспечение эффективного выполнения функций планирова­ния, контроля и производственной деятельности. Самой важной ее задачей является выдача нужной информации нужным людям в нужное время. ИУС в организациях могут состоять из ряда инфор­мационных систем, каждая из которых служит для принятия реше­ний в определенной области.

Компьютеры и современные информационные технологии мно­гократно повышают эффективность ИУС. Например, директор су­пермаркета может получать почасовую, ежедневную, еженедельную или ежеквартальную информацию о том, какие товары продаются, по какой цене, в каких количествах, каковы остатки, что нужно заказать, каковы текущие затраты и доходы, какими они могут быть в следующем году и многое другое. Большая часть этой инфор­мации получается автоматически. Например, продажи и доходы фиксируются, когда кассир-контролер с помощью кассового аппа­рата считывает записанную на упаковке шифрованную информацию о товаре.

Проектирование ИУС. При проектировании информационной системы нужно учитывать характер внешней среды организации и различия в информационных потребностях управляющих разных иерархических уровней, различных функциональных обязанностей.

Категории управленческой деятельности должны учитываться при формировании ИУС. Обычно по различиям в информацион­ных потребностях выделяют три основных уровня управленческой

139

деятельности: 1) стратегический — процесс принятия решений относительно целей организации, изменения этих целей и соответ­ствующего распределения ресурсов; 2) тактический, на котором управляющие обеспечивают получение ресурсов и их использова­ние для достижения общих целей организации; 3) оперативный, на котором обеспечивается выполнение конкретных задач.

Эти уровни управления примерно соответствуют обязанностям управляющих высшего, среднего и низового звена. ЙУС должна давать им информацию, соответствующую требованиям каждого уровня. Как правило, от высшего уровня к низшему сокращается широта ин­формации, ее важность для организации в целом, но возрастает детальность, точность, скорость поступления информации. С по­вышением уровня управления, как правило, возрастает доля ин­формации из внешних источников.

Кроме того, руководителям нужна специфическая информация, относящаяся к области их конкретной профессиональной деятель­ности. Так, управляющему по сбыту требуется информация о тор­говых сделках, предпочтениях потребителя, конкурентоспособнос­ти новых товаров, расходах на исследования. Детальная информация о технических условиях на новое изделие, которая принципиально важна для управляющего производством, не является существен­ной для принятия решений, касающихся сбыта.

Влияние внешней среды должно учитываться при формирова­нии ИУС, поскольку в зависимости от степени ее подвижности и неопределенности менеджеры выбирают соотношение между спо­собами получения информации. Чем более подвижна среда, тем больше используются личные источники и меньше обезличенные. Обычно выделяют четыре основных способа: 1) получение ин­формации из личных источников, таких, как образование, опыт и другие приобретенные знания; 2) личное взаимодействие — встречи с людьми, при которых происходит взаимный обмен ин­формацией; 3) получение сообщений — писем, файлов данных, отчетов с результатами специально организованных исследований;

4) анализ — выработка информации путем использования коли­чественных методов и моделей.

Этапы проектирования ИУС включают: 1) анализ системы при­нятия решений, включающий определение всех типов решений, для принятия которых требуется информация на каждом уровне и в каждой функциональной области; 2) анализ информационных тре­бований — определение типа информации, необходимой для при­нятия каждого решения; 3) агрегирование решений, т. е. группировка по задачам управления, для которых необходим определенный тип информации; 4) проектирование процесса обработки информации — системы сбора, хранения, передачи и модификации информации;

5) проектирование ИУС, системы контроля за ее работой и систе­мы ее модернизации.

140

Повышение эффективности ИУС. Можно рекомендовать следу­ющие меры повышения эффективности работы ИУС:

Участие пользователей в проектировании системы необходимо, поскольку они лучше других знают, какие решения являются глав­ными и какая информация нужна для их прилятия. Кроме того, если те руководители, которые будут пользоваться информацией, не при­мут определенного участия в процессе разработки, может оказаться, что они не доверяют системе и неэффективно ее используют.

Обучение пользователей позволяет уменьшить сопротивление переменам и страх перед неизвестностью, который внушает слож­ная ИУС. Предварительное обучение позволяет пользователям луч­ше узнать возможности системы и помогает им избежать ошибок, которые являются следствием технических «граничений.

Соразмерность затрат и эффективности должна соблюдаться при разработке и внедрении системы. В состав затрат входит время и средства, затраченные на ее проектирование, создание, обуче­ние персонала, расходы, связанные со сбором, накоплением и об­работкой информации. Они должны окупаться за счет роста при­были или возможностей некоммерческой организации.

Отбор нужной информации очень важен, поскольку ИУС легко могут выдавать чрезмерное количество информации, избыток ко­торой затрудняет процесс принятия решения, как и недостаток нужной информации.

Обслуживающий персонал и тестирование оборудования также очень важны. Организация должна нанять соответствующее количество обслуживающего технического персонала для поддержания ИУС в работоспособном состоянии. Эти специалисты должны понимать, что их дело — помочь организации в достижении ее целей, а не просто обеспечить безотказную работу компьютерной системы.